Archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej w podmiotach państwowych i samorządowych z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF)

Szczegółowo omówimy zasady archiwizacji, ustalanie okresów przechowywania akt oraz odpowiedzialność twórców za dokumentację. Wyjaśnimy nową rolę faktury VAT w urzędzie po wdrożeniu KSeF, wskażemy różnice pomiędzy dokumentacją archiwalną urzędu a dokumentami objętymi retencją podatkową. Szkolenie poprowadzi ceniona ekspertka, praktyk z wieloletnim doświadczeniem, specjalizująca się w zarządzaniu dokumentacją oraz archiwizacji. 

• Kompleksowe omówienie zagadnień kancelaryjno-archiwalnych związanych z dokumentacją finansowo - księgową.
• Uporządkowanie zasad tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej.
• Przygotowanie uczestników do bezpiecznego stosowania JRWA, instrukcji kancelaryjnej i zasad brakowania w nowym modelu obiegu faktur.
• Uzyskanie praktycznych umiejętności ewidencjonowania i znakowania akt na podstawie obowiązujących przepisów.
• Poznanie zasad sporządzania wniosków o brakowanie dokumentacji oraz tworzenia niezbędnych formularzy.
• Możliwość konsultacji indywidualnych podczas specjalnej sesji pytań i odpowiedzi.

1. Charakterystyka dokumentacji finansowo-księgowej w podmiotach publicznych.

• Rodzaje dokumentacji finansowo-księgowej w JST i administracji rządowej.
• Dokumentacja wytwarzana przez urząd a dokumenty pochodzące z systemów zewnętrznych.
• Zmiana znaczenia pojęcia „faktura” w kontekście KSeF.
• Rola dokumentacji kosztowej jako dokumentacji urzędowej.

2. Faktura VAT po wdrożeniu KSeF – nowe podejście archiwalne.

• Czym jest faktura ustrukturyzowana?
• Gdzie istnieje oryginał faktury VAT i kto go przechowuje?
• Retencja podatkowa a archiwizacja.
• Dlaczego faktura w KSeF nie podlega JRWA ani brakowaniu archiwalnemu?
• Co w praktyce archiwizuje urząd zamiast faktury?

 3. Dokumentacja finansowa w kancelarii papierowej i elektronicznej.

• Kancelaria papierowa a obowiązek korzystania z KSeF.
• Wydruk wizualizacji faktury z KSeF – status prawny i archiwalny.
• Karta dekretacyjna i opis kosztu jako podstawowe dokumenty archiwalne.
• Przykłady prawidłowego kompletowania teczek finansowych po 2026 r.

4. Komórka merytoryczna w procesie dokumentowania kosztów.

• Jak ustalić komórkę merytoryczną przy dokumentacji finansowej?
• Obowiązki komórki merytorycznej w procesie opisu i rozliczenia faktury.
• Czy każda dokumentacja finansowa tworzy akta sprawy?
• Pojęcie dokumentacji „nietworzącej akt spraw”.

 5. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt jako podstawa klasyfikacji.

• JRWA jako narzędzie porządkowania dokumentacji finansowo-księgowej.
• Klasyfikacja dokumentacji kosztowej po KSeF.
• Jak opisywać teczki, gdy faktura znajduje się w systemie zewnętrznym?
• Spisy spraw, spisy zawartości akt, teczki zbiorcze.

6. Okresy przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej.

• Okresy przechowywania wynikające z:
  • ustawy archiwalnej,
  • przepisów podatkowych,
  • przepisów unijnych.
• Różnica między okresem przechowywania dokumentacji urzędu a retencją podatkową.
• Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie okresów przechowywania.

7. Przechowywanie i porządkowanie dokumentacji finansowej.

• Warunki przechowywania dokumentacji płacowej i księgowej.
• Kiedy dokumentacja powinna trafić do archiwum zakładowego?
• Jakie dokumenty mogą pozostać na stanowiskach pracy?
• Etapy porządkowania zakończonej dokumentacji finansowej.

8. Opis teczek, ewidencjonowanie i RODO.

• Elementy prawidłowego opisu teczek finansowych.
• Ewidencjonowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
• Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO.
• Dane osobowe w dokumentacji finansowej a KSeF.

9. Brakowanie dokumentacji finansowo-księgowej.

• Brakowanie a niszczenie dokumentów.
• Odpowiedzialność uczestników procesu brakowania.
• Czego nie wolno brakować (faktury w KSeF).
• Jak przygotować się do kontroli archiwalnej i finansowej?

10. Podsumowanie praktyczne.

• Najczęstsze błędy w archiwizacji dokumentacji finansowej po wdrożeniu KSeF.
• Rekomendowany model postępowania dla JST.
• Odpowiedzi na pytania uczestników.

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników komórek finansowo-księgowych, 
• archiwistów zakładowych i pracowników składnic akt,
• pracowników kancelarii,
• osób odpowiedzialnych za stosowanie instrukcji kancelaryjnej i JRWA

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.