Forum Sekretarzy: Kontrola zarządcza w jst. Dokumenty, cele i zadania, monitoring i zarządzanie ryzykiem.

• Wskażemy, jak kontrola zarządcza powinna być właściwie zorganizowana i prowadzona, aby spełniała swoje cele strategiczne i operacyjne i była efektywna.
• Podpowiemy jakie są dokumenty wymagane, a także te zalecane i fakultatywne wynikające z dobrej praktyki wspomagające proces zarządzania.
• Przeanalizujemy te aspekty systemu, które są najczęściej kontrolowane przez RIO i NIK.
• Omówimy, jak prowadzić monitoring kontroli zarządczej oraz kto powinien sporządzić oświadczenie o stanie kontroli i jak je prawidłowo wypełnić.
• Przedstawimy procedurę określania celów i zadań jednostek, mierniki efektywności działania oraz sposób tworzenia systemu zarządzania ryzykiem do wyznaczonych celów i zadań.
• Wszystkie omawiane przepisy i prezentowane zagadnienie zobrazujemy licznymi przykładami praktycznymi.
• Zasygnalizujemy również zmiany jakie planowane są w zakresie funkcjonowania sytemu kontroli zarządczej.

1. Wstęp. Kontrola zarządcza w świetle aktualnych unormowań ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym:
• Definicja ustawowa, cel i zakres kontroli zarządczej oraz znaczenie dla jednostki.
• Wymagane uregulowania wewnętrzne.
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (najważniejsze elementy), komunikat Nr 6 Ministra Finansów w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.
• Kontrola zarządcza, a zakres odpowiedzialności: za sprawy finansowe, rachunkowość, zamówienia publiczne kierownika jednostki, głównego księgowego oraz pracowników (w związku z delegowanymi zadaniami).
• Wybrane aspekty odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych kierownika jednostki, głównego księgowego i pozostałych pracowników w tym: wybrane czyny, wybrane aspekty prowadzonego postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
• Dokumenty w kontroli zarządczej: obligatoryjne, zalecane, fakultatywne.
2. Monitoring kontroli zarządczej:
• Podstawowe narzędzia kontrolne wykorzystywane w monitoringu: monitoring procedur, celów/zadań oraz mierników (wskaźników).
• Stosowane dokumenty.
• Samoocena kontroli zarządczej i rozliczanie z osiągniętych celów.
3. Nadzór sprawowany w ramach kontroli zarządczej nad jednostkami organizacyjnymi jst:
• Metody bezpośredniego nadzoru.
• Pozostałe mechanizmy kontrolne stosowane w nadzorze.
• Dokumentowanie realizowanego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi.
4. Oświadczenie (zapewnienie) o stanie kontroli zarządczej:
• Gotowe wzory oświadczeń o stanie kontroli zarządczej oraz unormowania rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. W jakim zakresie może mieć ono zastosowanie do jednostek samorządu terytorialnego?
• Jak wypełniamy oświadczenie? Co powinno, a co może zawierać?
• Kto musi, a kto może i do kiedy składać oświadczenie o stanie kontroli zarządczej?
5. Podstawa kontroli zarządczej czyli:
• Cele strategiczne i operacyjne.
• Odpowiednie ustalenie zadań jakie jednostka będzie realizować w danym roku. Kto powinien je określać i na jakim stopniu szczegółowości?
• Określenie osób odpowiedzialnych za ich realizację. Zakresy czynności,
• Praktyczne przykłady celów, zadań dotyczących jednostek samorządu terytorialnego w zakresie kontroli zarządcze.
6. Określanie mierników/wskaźników realizacji celów/zadań w kontroli zarządczej:
• Różnica między miernikiem, a wskaźnikiem. Kiedy je stosujemy, wartości docelowe?
• Główne grupy mierników/wskaźników, w tym: efektywności, skuteczności, wydajności, oszczędności, satysfakcji.
• Kto przygotowuje mierniki/wskaźniki? Kto je zatwierdza?
• Zadania z jednym i wieloma miernikami/wskaźnikami?
• Monitorowanie i ocena realizacji wyznaczonych mierników/wskaźników, sprawozdawczość.
• Praktyczne przykłady z miernikami/wskaźnikami z jednostek samorządu terytorialnego.
7. Proces zarządzania ryzykiem do celów i zadań określonych przez jednostki. Praktyczne przykłady z jst w zakresie przykładowych ryzyk oraz ich analizy i wyceny, zostaną również zaprezentowane przykłady rejestrów ryzyka:
• Zarządzanie ryzykiem - sposoby realizacji. I metody identyfikacji.
• Analiza oraz wycena ryzyk w zakresie prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu/skutku na realizację zadań.
• Właściciele ryzyk.
• Ryzyko nieodłączne i rezydualne.
• Poziom ryzyka akceptowalnego, a poziom ryzyka dopuszczalnego – apetyt na ryzyko.
• Reakcja na ryzyko. Tworzenie rejestru ryzyka. Gotowe rozwiązania.
8. Kontrola zarządcza.
9. Jakie aspekty kontroli zarządczej są kontrolowane przez RIO i NIK i w jakim zakresie?
10. Podsumowanie.

• Dodatkowo podczas spotkania poruszmy II kluczowy temat: „Cyfryzacja JST – wyzwania i szanse. System Comarch EZD jako narzędzie elektronicznej obsługi spraw oraz e-Doręczeń”. Prowadzący: Konsultant ds. Rozwiązań Biznesowych w Comarch.

Prowadzi szkolenia od 2003 roku. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie zastępca burmistrza, autor artykułów, wykładowca i praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca Uniwersytecki, stale współpracuje z FRDL.