Dokumentacja osobowa pracownika samorządowego. Prawo pracy – zmiany 2019/2020

Cele: analiza problemów związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, naborem kandydatów na stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządowych, rekrutacją pozostałych pracowników, zatrudnianiem , zmianą treści umów o pracę i rozwiązywaniem umów o pracę. Podsumowanie zmian w prawie pracy w 2019 i w 2020 r.

Korzyści: - zapoznanie z rozwiązaniami prawnymi w zakresie zatrudniania w jednostkach samorządowych pod kątem najczęstszych nieprawidłowości w stosowaniu przepisów prawa pracy
-uzyskanie praktycznych umiejętności w zakresie tworzenia optymalnych procedur naboru i rekrutacji oraz wykorzystania mechanizmów „wewnętrznej” rekrutacji, a także bieżącego prowadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej.
- zapoznanie się ze stanowiskami PIP i MRPiPS w zakresie zmian w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- zapoznanie ze zmianami przepisów prawa pracy w 2019 r lub wchodzącymi w życie w 2020 r.
- możliwość konsultacji z trenerem w trakcie szkolenia i po szkoleniu

1.Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. - obowiązki pracodawcy dotyczących dokumentacji pracowniczej wynikające z art.94 K.P

- wprowadzenie zasady kontynuowania prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika

- obowiązki informacyjne pracodawcy przy ustaniu zatrudnienia

- zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej

- forma papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej ( digitalizacja) – zasady tworzenia i zamiany formy

- warunki skrócenia terminu przechowywania dokumentacji

2. Aktualne stanowiska PIP i MRPiPS w zakresie zmian w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

3. Szczegółowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (według rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz.U. poz.2369)

- przechowywanie i prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. podział na 4 części akt osobowych, układ chronologiczny, zawartość, warunki przechowywania, przejęcie dokumentacji przez następcę prawnego)

- szczególne zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

- przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi

- doręczanie pracownikom informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji

pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji

- wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

- obowiązki pracodawców w stosunku do dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 r.

4. Omówienie przykładowych dokumentów gromadzonych w aktach osobowych , w tym najczęstszych nieprawidłowości związanych z :

- nawiązaniem , zmianą , rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,

- urlopami,

- czasem pracy,

- uprawnieniami związanymi z funkcją rodzicielską 

- bhp,

- badaniami lekarskimi 

- odpowiedzialnością materialną,

- podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,

- karami porządkowymi

- zwolnieniami z pracy i usprawiedliwieniem nieobecności w pracy itp.

4. Dokumentacja gromadzona w związku z naborem i innymi procedurami rekrutacji pracowników.

-pracodawcy samorządowi zobowiązani do przeprowadzenia naboru na stanowiska urzędnicze w tym stanowiska urzędnicze kierownicze

-przesłanki zatrudnienia na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym

 - wolne stanowisko urzędniczego- zagadnienia interpretacyjne

 -przeniesienie zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych

- zatrudnianie pracownika na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością innego pracownika samorządowego ( aspekty praktyczne)

- wymagania formalno-prawne ogłoszenia o naborze i dokumentów aplikacyjnych, z uwzględnieniem RODO (po 04.05.2019r.)

 5. Zatrudnianie osób podejmujących pracę na podstawie umowy o pracę 

-umowy na czas określony i nieokreślony w administracji samorządowej. Przygotowanie pracowników do pracy ( badania lekarskie, szkolenia bhp - zmiany w 2019 r.)

-termin przedkładania pracownikowi rodzaju i warunków umowy pracę w formie pisemnej – aspekt praktyczny.

-najczęstsze nieprawidłowości w zakresie naboru, podstaw nawiązania stosunku pracy w jednostkach samorządowych

-wypowiedzenie zmieniające warunków pracy lub płacy, porozumienie zmieniające

-czasowe powierzenie innych obowiązków pracownikowi

-awans zawodowy – przeniesienie na inne stanowisko

-przeniesienie na inne stanowisko urzędnicze w innym urzędzie

6. Dokumentacja pracownicza osób zatrudnianych na podstawie powołania i wyboru

7. Zmiany w prawie pracy 2019/2020, m.in.:

• Dz.U. 2018 poz. 2244 Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym Szkolenia bhp pracowników administracyjno-biurowych po 01.01.2019 r.
• Dz.U. 2018 poz. 2432  zmiana obowiązująca od 01.12.2020 Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy skuteczności egzekucji świadczeń
• Dz.U 2019 poz.730 Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – m.in. zmiana Kodeksu pracy i ustawy o zfśs
• Dz.U.2019 poz.1043,1495 - zmiany Kodeksu pracy
• Dz.U.2019 poz.1709 - świadectwa pracy i ich treść po 07.09.2019 r.
• Czasowe zmiana przepisów prawa pracy w związku sytuacją kryzysową (COVID -19) – szkolenia bhp, badania lekarskie, praca zdalna itp.

sekretarze i osoby zajmujące się sprawami kadrowymi u pracodawców samorządowych.

prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Ekspert w zakresie indywidualnego i zbiorowego prawa pracy (w tym prawa pracy w służbach publicznych), prawa związkowego i prawa o wykroczeniach. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Doświadczony wykładowca, stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej. Wykładowca na studiach podyplomowych m.in. Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii (2010-2015).