Instrukcja kancelaryjna - czy e-doręczenia wpłyną na sposób obiegu dokumentów w urzędzie?

Wdrożenie w jednostce systemu elektronicznego zarządzania dokumentem to w najbliższym czasie największe wyzwanie administracji publicznej, szczególnie tam, gdzie dotychczas funkcjonuj wyłącznie system tradycyjny. Jednak bez właściwego stosowania systemu tradycyjnego nie da się bez problemowo przejść na system elektroniczny. Te jednostki które dotychczas wdrażały EZD miały kłopot z przechowywaniem dokumentów papierowych w składach chronologicznych, oraz odwzorowanych dokumentów, które w tych systemach miały zastąpić dokument posiadający walor prawny, w tym o wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów. Podczas proponowanego szkolenia kompleksowo zaprezentujemy zagadnienia związane z obiegiem dokumentu w jednostce z uwzględnieniem doręczeń elektronicznych, które organy administracji zobligowane będą stosować od 10 grudnia 2023 r. Omówimy zasady traktowania odwzorowanych cyfrowo dokumentów tradycyjnych (nieelektronicznych), sporządzanych przez podmioty używające systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD), waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów, jak też sposobu postępowania z dokumentami papierowymi przechowywanymi w składach chronologicznych oraz archiwizacją dokumentów elektronicznych. Nowe przepisy nałożą jednocześnie warunki, pod jakimi sporządzone odwzorowania cyfrowe dokumentacji w postaci nieelektronicznej, wykonane w celu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, będą mogły zastępować dokumentację odwzorowaną (tj. nieelektroniczną), jako źródło informacji w tym również o wartości dowodowej i historycznej.

• Omówienie obiegu dokumentów i ustalenie czy zmiany przepisów to koniec systemu tradycyjnego i praca tylko na systemie EZD.
• Przedstawienie pracy w obu systemach tradycyjnym i elektronicznym.
• Zaprezentowanie ewentualnego sprawnego przejścia na system elektroniczny oraz dostosowania się do nowych zasad wynikających z przepisów o e-doręczeniach, e-fakturze czy e-zamówieniach publicznych.
• Udzielenie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z przedmiotem zajęć.

W ramach szkolenia podkreślone zostaną zasady i umiejętności, jakie muszą być wdrożono i zdobyte, aby sprawnie i harmonijnie przejść do nowej ery w administracji publicznej – EZD. W tym celu omówione zostaną elementy prowadzenia dokumentacji w obu systemach, w tym zadania najwyższego kierownictwa, a mianowicie:
1. Zadania kierownika podmiotu w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych – w tym zakres jego odpowiedzialności oraz możliwości w delegowaniu uprawnień.
2. Najważniejsze definicji/określeń użytych w instrukcji.
3. Rejestracja wpływów do Urzędu.
4. Znakowanie spraw.
5. Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie).
6. Elementy jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”, rola kierownika w zakresie poprawności językowej i formy przygotowywanych dokumentów.
7. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do Urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do Urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP), czy kierownictwo może wydawać polecenia e-mailem.
8. Stosowanie pieczęci w Urzędzie, w tym zasady stosowani z ”up i wz”.
9. Dekretacja, jako jednej z podstawowych form kontroli zarządczej, rodzaje dekretacji, skróty dyspozycyjne, nakładanie obowiązków poprzez określenie ich w dekretacji, datowanie i wyznaczanie realizatorów powierzonych zadań, wykorzystywanie dekretacji zastępczej wykonywanej przez podległych pracowników zalety czy wady, cofanie błędnych dekretacji.
10. Akceptacja wielostopniowej, jako jednej z form kontroli wewnętrznej funkcjonalnej wynikającej z pełnionych funkcji kierowniczych, kontrola terminowości i poprawności merytorycznej przygotowanych dokumentów.
11. Jednolity rzeczowego wykazu akt (budowa i praktyczne stosowanie).
12. Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, w tym zakres odpowiedzialności najwyższego kierownictwa za pracę Archiwum i sprawozdanie z jego działalności.
13. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej , w szczególności w części dotyczącej Jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy / zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
Omówione również zostaną kwestie związane z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny, a w szczególności roli kierownictwa przy podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu EZD, jako podstawowego dokumentowania wykonywanych czynności kancelaryjnych czy na etapie jego wdrażania oraz na każdym etapie wykonywanych czynności kancelaryjnych, a głównie:
14. Zasady korespondencji dwutorowej : tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
15. Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
16. Wykorzystanie ePUAPu w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
17. Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
18. Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO – tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu.
Omówiony zostanie też projekt postępowania z dokumentami elektronicznymi i dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe, oraz minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, a w szczególności:
19. Metody kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji.
20. Tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
21. Nowe wymaganie dla systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) polegające na możliwości opatrzenia sporządzanych odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu sporządzającego odwzorowanie.
22. Kwestie związane z przejmowaniem materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, dostosowując te działania do obecnego stanu prawnego i faktycznego, w tym do występowania w jednostkach organizacyjnych składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych.
23. Sposób postępowania dla dokumentacji przechowywanej w składzie chronologicznym, dla której sporządzono pełne odwzorowanie cyfrowe.
24. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.
Dodatkowo mówione zostaną zmiany z zakresu Kodeksu pracy dotyczące czynności kancelaryjnych (prowadzenia i archiwizacji akt osobowych) oraz nowe zapisy dotyczące ochrony danych osobowych w zakresie prowadzenia archiwów zakładowych (w świetle zmian ustawy o narodowym zasobie i archiwalnych) oraz zbliżające się zadania związane z wprowadzeniem e-doręczeń.

Adresatami są wszyscy korzystający z systemów kancelaryjnych, którzy prowadzą obieg dokumentów w systemie tradycyjnym papierowym, a chcą przejść na EZD lub, którzy są na początku wdrażania EZD w jednostce. Ważną rolę w tym procesie odgrywają osoby na stanowiskach kierowniczych, którzy też są adresatami szkolenia.

Były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępujący kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku. Od 2014 r. Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, zajmowała się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru zajmowała się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.) W związku z powierzonymi zadaniami przeprowadzała systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych, będącego kierownikiem tegoż Archiwum. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej (tej dotyczącej materiałów jawnych, jak też kancelarii tajnych, ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej), obecnie prowadzi zajęcia z instrukcji kancelaryjnej na Uniwersytecie w Białymstoku w ramach studiów podyplomowych z zakresu administracji publicznej. Od niedawna Zastępca Dyrektora Edukacji, gdzie między innymi, również zajmuje się organizacją obiegu dokumentów i współpracą w tym zakresie w podległych placówkach oświatowych, kontroluje instrukcję kancelaryjną w placówkach, nadzoruje kancelarię ogólną w departamencie, która obsługuje wszystkie placówki oraz inne podmioty przynoszące dokumenty do departamentu. Nadzoruje również archiwizację oraz prowadzenie dokumentacji kadrowej. Poza instrukcją kancelaryjną prowadzi szkolenia z dostępu do informacji publicznej czy zasad wykonywania kontroli, a w czasie wdrażania zasad kontroli zarządczej prowadziła również szkolenia z tego zakresu.