Kurs: Sekretarz jednostki samorządu terytorialnego

Na te i inne pytania odpowiemy podczas kompleksowego kursu, wskazującego, jak w praktyce wygląda praca na stanowisku Sekretarza jst, wzmacniającego kompetencje i poszerzającego wiedzę.

Podczas zajęć zostaną przedstawione praktyczne informacje i aktualne przepisy, stanowiące kompendium wiedzy przekazywanej przez praktyków, trenerów z wieloletnim doświadczeniem, znających specyfikę samorządu „od podszewki”. Wiedza ta jest konieczna, by prawidłowo i należycie wykonywać swoje obowiązki jako Sekretarz jst.

W ciągu siedmiu dni zajęć omówimy zagadnienia dotyczące:

• zadań, praw i obowiązków Sekretarza,
• najistotniejszych zagadnień z zakresu prawa pracy, w tym dotyczących przeciwdziałania mobbingowi,
• ocen pracowniczych,
• k.p.a. i e-doręczeń,
• zamówień publicznych,
• kontroli zarządczej,
• udostępniania informacji publicznych,
• budowania i zarządzania zespołem, czy motywowania pracowników.

Podsumowując, uczestnicząc w naszym kursie uzyskają Państwo:

• 7 dni intensywnych spotkań szkoleniowych prowadzonych przez naszych najlepszych i najbardziej doświadczonych ekspertów,

• integrację środowiska przedstawicieli jst,
• wymianę dobrych praktyk i sprawdzonych sposobów działania,
• kompleksowe przygotowanie do pracy, uzupełnienie informacji, analizę trudnych i problemowych przepisów, wskazanie niejasności i zaproponowanie konkretnych rozwiązań.

DZIEŃ I

24 października 2024 r. 9:00-15:00

Moduł I

Sekretarz w jst. Pozycja, zadania i obowiązki

Kurs rozpoczniemy od części, w której zostaną omówione kwestie związane z rolą i zadaniami Sekretarza, którego status i pozycja, prawa i obowiązki wcale nie są przecież oczywiste i jednolite w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego. Niewątpliwie głównym zadaniem Sekretarza jest zapewnienie właściwej organizacji pracy urzędu, a zakres realizowanych przez niego zadań jest bardzo obszerny i wymaga choć częściowego omówienia.

W ramach spotkania prowadzący w sposób teoretyczny i praktyczny, a przy tym przyjazny dla uczestnika, przybliży najistotniejsze zagadnienia, z którymi warto się zapoznać. Podczas zajęć zostaną sprecyzowane właściwe kompetencje i cechy, które powinny umożliwić sprostanie wysokim wymaganiom stawianym w pracy Sekretarza i oczekiwaniom wobec takiej osoby ze strony przełożonego, współpracowników i przede wszystkim obywateli. By poradzić sobie z nimi konieczna jest wymiana doświadczeń i określona wiedza, którą uczestnicy zdobędą podczas 7- dniowych zajęć, co z pewnością pozwoli, choć w pewnej części, wspomóc Sekretarza w codziennej pracy.

Program:

1. Podstawowe akty prawne regulujące zasady funkcjonowania samorządu i roli Sekretarza w jednostce. Relacja między organami jst oraz zasady współpracy Sekretarza z organem stanowiącym, kierownikiem urzędu (organem wykonawczym) oraz konieczność zapewnienia sprawnego funkcjonowania urzędu i jednostek organizacyjnych.
2. Pozycja, podstawowe zadania i kompetencje, wynikające z ustawy ustrojowej oraz innych norm prawnych:

• Wymogi i kwalifikacje, status prawny i pozycja ustrojowa Sekretarza.
• Podstawowe zadania i obowiązki Sekretarza.
• Upoważnienia i pełnomocnictwa dla Sekretarza.
• Ograniczenia i zakazy w pracy Sekretarza, łączenie funkcji i apolityczność.
  1. Inne istotne zagadnienia i zadania, w tym w szczególności:

• Współpraca z jednostkami organizacyjnymi i pomocniczymi oraz koordynowanie ich działań.
• Zadania w zakresie przygotowania wyborów i referendum.
• Zadania w zakresie przygotowania raportu o stanie jst.
• Nadzór nad rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji.
• Obowiązki w zakresie oświadczeń majątkowych.
• Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli.

Moduł II

Prawo pracy – najistotniejsze kwestie z perspektywy pracy Sekretarza

W trakcie II części pierwszego dnia zostaną przedstawione w syntetycznej postaci najważniejsze kwestie związane z nawiązaniem stosunku pracy z pracownikiem samorządowym, w tym w szczególności na stanowisku urzędniczym oraz kwestie związane z prawidłowym ustaleniem wysokości wynagrodzenia za pracę. Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych, rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz podejście RIO nie ułatwia zadania pracodawcom samorządowym, także Sekretarzom, którzy z uwagi na ograniczenia finansowe mają praktyczny problem z pozyskaniem specjalistów do pracy w urzędach.

W wielu przypadkach ograniczenia wynikające z miejsca zatrudnia nie mają również pozytywnego przełożenia na atmosferę w pracy, co może przekładać się na naruszanie zasad współżycia społecznego i zarzuty o stosowanie mobbingu lub innych zachowań niepożądanych. Kolejny moduł pierwszego dnia kursu zostanie poświęcony na przybliżenie najistotniejszych kwestii związanych z naborami pracowniczymi, wynagrodzeniami za pracę, w tym dodatków specjalnych oraz procedurom antymobbingowym.

Program:

1. Definicja wolnego stanowiska urzędniczego oraz podstawy prawne pozwalające na obsadzenie stanowiska urzędniczego bez organizowania naboru:

• Porozumienie z pracownikiem.
• Porozumienie pomiędzy pracodawcą (przesłanki i przykłady).
• Awans wewnętrzny (przesłanki i przykłady).

1. Nabór na wolne stanowisko urzędnicze – check lista wymogów formalnych i praktycznych kwestii, o których należy pamiętać organizując nabór.
2. Wynagrodzenie za pracę – podstawa prawna prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia.
3. Czy nowo zatrudniany pracownik może otrzymać niższe wynagrodzenie zasadnicze tylko dlatego, że jest nowo zatrudniany? 
4. Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę a wysokość wynagrodzenia pracownika samorządowego, które powinno być stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych.
5. Rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, regulamin wynagradzania, umowa o pracę, informacja o dodatkowych warunkach wynagradzania – podstawy prawne obligatoryjnych i fakultatywnych składników wynagradzania.
6. Dodatek specjalny – podstawa prawna i faktyczna uzasadniająca przyznanie dodatku – przykłady – kontrole RIO.
7. Obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi, a obowiązek tworzenia tzw. procedury antymobbingowej.
8. Tryb postępowania w przypadku zgłoszeń dokonywanych przez pracowników w zakresie nierównego traktowania, zachowań niepożądanych – co oznacza w praktyce podejmowanie przez pracodawcę realnych działań, mających na celu przeciwdziałanie występowaniu w środowisku pracy mobbingu oraz innych zachowań niepożądanych?
9. Odpowiedzi na pytania uczestników.

DZIEŃ II

25 października 2024 r. 9:00 – 15:00

Audyt stanowiskowy Sekretarza i oceny okresowe pracownicze

Głównym zadaniem Sekretarza jest organizacja pracy urzędu i zarządzanie jego zasobami ludzkimi. Stąd też, Sekretarz współpracując bezpośrednio z organem wykonawczym jst na podstawie szeregu upoważnień obowiązany jest zapewnić sprawne, zgodne z prawem funkcjonowanie urzędu. Zarządzając gminnym system kadr, Sekretarz powinien zapewnić pracownikom urzędu odpowiednią motywację do wykonywania obowiązków, możliwość podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych, poczucie stabilizacji pracy, poprzez m.in. odpowiednio wypracowany system oceniania pracowników. Aby skutecznie realizować swoje obowiązki wyjaśnimy w drugim dniu zajęć jakie obowiązki wynikają z pełnienia funkcji kierowniczych, wskażemy odpowiedzialność pracodawcy. Ponadto wyjaśnimy, jak właściwie dokonywać ocen pracowniczych i je dokumentować. Podpowiemy także kto i w jakim zakresie powinien oceniać kierowników jednostek organizacyjnych, wskażemy obowiązki pracodawcy, wynikające z przepisów oraz praktykę na wybranych przykładach.

Program:

1. Obowiązki kierownika urzędu jako pracodawcy samorządowego.
2. Odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy.
3. Ograniczenia ustawowe wynikające z pełnienia funkcji Sekretarza.
4. Podstawy prawne dokonywania ocen pracowników samorządowych.
5. Katalog pracowników podlegających ocenie.
6. Obowiązki bezpośredniego przełożonego w zakresie oceniania pracowników samorządowych.
7. Terminy przeprowadzania oceny.
8. Stosowane kryteria oceny:

• Obowiązkowe.
• Uznaniowe.

1. Arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej.
2. Rozmowa oceniająca, w tym najczęściej popełniane błędy.
3. Zawiadomienie o dokonanej ocenie i tryb odwoławczy od dokonanej oceny.
4. Skutki dokonania negatywnej oceny pracownika.
5. Wykorzystanie przeprowadzonych ocen w dalszej pracy:

• Korzyści dla pracodawcy.
• Korzyści dla przełożonego pracownika.
• Korzyści dla pracownika.

1. Zakres czynności związanych z przeprowadzeniem oceny – obowiązująca dokumentacja.
2. Zasady przeprowadzania oceny kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Fakultatywne zasady dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych.

DZIEŃ III

28 października 2024 r. 9:00 - 15:00

Sporządzanie statutów, regulaminów organizacyjnych i regulaminów pracy

Statut, regulamin organizacyjny czy regulamin pracy to podstawowe dokumenty, określające nadrzędne zasady ustroju, funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego. Prawidłowość ich zapisu oraz zgodność z przepisami prawa jest kluczowa dla właściwej realizacji zadań przez jst. Okres nowej kadencji jest świetnym czasem, by sprawdzić zapisy swoich dokumentów, regulaminów czy statutów i nanieść na nie stosowne poprawki lub je uzupełnić. Trzeci dzień kursu pomoże Państwu przygotować się do tego zadania.

Podczas zajęć prowadząca wyjaśni, jak prawidłowo sporządzać statut jst oraz regulamin organizacyjny, regulamin pracy czy regulamin monitoringu wizyjnego. Wskaże, co powinno znaleźć się w zapisach tych fundamentalnych dokumentów, jak zapisać zmiany oraz jak wprowadzić je w życie.

Uczestnicy będą też mieli możliwość zweryfikowania, czy ich dokumenty są aktualne, zgodne z przepisami i czy zawierają wszystkie obowiązkowe elementy. Prowadząca wskaże kwestie, na jakie należy zwracać uwagę, by uniknąć błędów i nieprawidłowości w tym zakresie.

Program:

I moduł Sporządzanie statutów jst

1. Statut jednostki samorządu terytorialnego jako akt prawa miejscowego.
2. Organy kompetentne do opracowania, uchwalania statutu i zmian do niego.
3. Budowa statutu.
4. Zakres spraw regulowanych statutem.
5. Przepisy ogólne.
6. Zapisy o ustroju gminy i powiatu.
7. Zapisy dotyczące jednostek pomocniczych.
8. Zapisy dotyczące organizacji wewnętrznej rady gminy, rady powiatu, trybu pracy rady, sesje, uchwały, głosowania, komisje.
9. Zapisy dotyczące komisji skarg, wniosków i petycji oraz komisji rewizyjnej.
10. Zapisy dotyczące organu wykonawczego.
11. Zapisy dotyczące zasad dostępu do dokumentów.
12. Załączniki.
13. Wprowadzanie statutu w życie.
14. Wprowadzanie zmian do statutu.
15. Wprowadzanie tekstu jednolitego statutu.

II moduł Sporządzanie i weryfikacja regulaminów organizacyjnych w jst

1. Podstawy prawne regulaminu organizacyjnego.
2. Wprowadzanie regulaminu organizacyjnego w życie.
3. Struktura regulaminu organizacyjnego.
4. Elementy obligatoryjne w regulaminie organizacyjnym – omówienie.
5. Publikacja regulaminu organizacyjnego a termin jego obowiązywania.
6. Zmiany w regulaminach organizacyjnych.

III moduł Sporządzanie i weryfikacja regulaminu pracy

1. Regulaminy pracy w praktyce – sporządzanie regulaminu.
2. Uzgadnianie treści regulaminu.
3. Wejście w życie regulaminu.
4. Aktualizacje i zmiany.
5. Co zawiera regulamin pracy, jak to zapisać:
   • Postanowienia ogólne.
   • Definicje ustawowe.
   • Obowiązki pracodawcy – stopień szczegółowości.
   • Prawa i obowiązki pracownika/zakazy/nakazy.
   • Czas pracy, ewidencja czasu pracy, godziny pracy, rozkłady czasu pracy, praca w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, doba pracownicza, dyżury, okresy odpoczynku, praca w soboty.
   • Organizacja pracy, wyjścia służbowe, wyjścia prywatne.
   • Miejsce pracy, polityka kluczy i czystego biurka.
   • Urlopy, zwolnienia od pracy, usprawiedliwianie nieobecności, spóźnienia.
   • Bezpieczeństwo i higiena pracy.
   • Monitoring wizyjny i inne formy monitoringu.
   • Ochrona pracy kobiet i uprawnienia pracowników związanych z rodzicielstwem.
   • Wypłata wynagrodzenia.
   • Odpowiedzialność porządkowa pracownika.
   • Równe traktowanie, zakaz dyskryminacji, zapisy antymobbingowe.
   • Postanowienia końcowe.
     1.  

• Cel monitoringu.
• Zakres monitoringu.
• Zakazy.
• Czas przechowywania nagrań.
• Udostępnianie nagrań.
• Oznakowanie monitoringu.
• Realizacja obowiązku informacyjnego w zakresie ochrony danych osobowych.

DZIEŃ IV

4 listopada 2024 r. 9:00 - 15:00

Kodeks postępowania administracyjnego - wybrane zagadnienia praktyczne z uwzględnieniem nowych zasad dotyczących e-doręczeń

Częste zmiany prawa i pojawiające się nowe orzecznictwo powodują, że nawet praktycy ze wieloletnim doświadczeniem administracyjnym mają problem w interpretowaniu przepisów i wydawaniu decyzji w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Ustawa o e-doręczeniach wprowadza także istotne zmiany dotyczące funkcjonowania doręczeń elektronicznych, poprzez przyjęcie nowych standardów dotyczących sposobów korespondencji i zastąpienie jej tradycyjnych form elektronicznymi.

Podczas czwartego dnia kursu wskażemy i omówimy zagadnienia dotyczące:

• Zasad postępowania administracyjnego.
• Stosowania w praktyce terminów.
• Zbierania dowodów i uzasadniania decyzji.
• Procedury administracyjnej ze szczególnym uwzględnieniem najnowszych regulacji dotyczących e-doręczeń, w tym Publicznej Usługi Doręczenia Elektronicznego i Publicznej Usługi Hybrydowej.
• Skutecznego doręczania w kraju i za granicę, w tym doręczenia elektronicznego.

Program:

1. Zasady postępowania administracyjnego jako normy prawne:

• Interpretacja zasady pisemności (załatwianie spraw drogą telefoniczną, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków komunikacji) -zastosowanie praktyczne, „prostota i szybkość postępowania”.
• Zasada współdziałania organów- jak reagować, w przypadku braku odpowiedzi innego organu administracji w terminach przewidzianych przepisami prawa, współdziałanie organów jako obowiązek, zwołanie posiedzenia w trybie współdziałania.
• Zasada rozstrzygania wątpliwości, co do treści normy prawnej, na korzyść strony - czy w praktyce administracyjnej, w postępowaniach na poziomie I instancji można ją skutecznie zastosować?
• Zasada informowania stron - obowiązek informowania o okolicznościach faktycznych i prawnych.
• Zasada budowania zaufania obywatela do władzy publicznej - co oznacza obowiązek kierowania się proporcjonalnością przy załatwianiu spraw?
• Zasada ugodowego załatwiania spraw - jak realizować obowiązek rozstrzygania kwestii spornych między stronami o sprzecznych interesach?
• Zasada trwałości decyzji ostatecznych - kiedy decyzje ostateczne stają się prawomocne?
• Zasada rozstrzygania wątpliwości, co do stanu faktycznego sprawy na korzyść strony – przykłady.

1. Ostateczność, prawomocność i wykonalność decyzji administracyjnej.
2. Wszczęcie postępowania:

• Data wpływu podania, czy data uzupełnienia wniosku w przypadku braków formalnych?
• Zawiadomienie o wszczęciu postępowania, przekazanie wniosku wg właściwości.
• Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania – przesłanki.

1. Wezwanie do usunięcia braków pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpoznania:

• Forma zakończenia sprawy w przypadku braku reakcji strony.
• Procedura postępowania w przypadku uzupełnienia braków po terminie wyznaczonym wezwaniem (analiza orzecznictwa).
• Wniosek złożony mailem a pozostawienie sprawy bez rozpoznania.

1. Terminy w postępowaniu administracyjnym:

• Sposoby obliczania terminów w dniach, tygodniach, miesiącach i latach.
• Koniec terminu a sobota, niedziela i święto.
• „Podwójne awizo”.

1. Zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie - przedłużenie terminu, niezbędne elementy zawiadomienia, wskazanie nowego terminu.
2. Elementy decyzji administracyjnej - język uzasadnienia.
3. Błędy w decyzjach i ich prostowanie- jakie błędy można uznać za „oczywistą omyłkę pisarską”, a jakie nie? Omówienie na przykładach.
4. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem, w tym na potrzeby prowadzonych postępowań - upoważnianie pracowników, prowadzących postępowanie do tych czynności. Opłaty skarbowe.
5. Zawiadomienie strony o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów - elementy zawiadomienia, klauzula zawiadomienia o możliwości wydania decyzji niezgodnej z żądaniem strony- (art. 10).
6. Doręczenia w postępowaniu administracyjnym z uwzględnieniem prawa pocztowego, w tym doręczenia za granicę - doręczanie do Państw UE, członków EOG i Konfederacji Szwajcarskiej.
7. E-doręczenia:

• Publiczna usługa doręczenia elektronicznego (PURDE).
• Publiczna usługa hybrydowa (PUH).
• Zmiany w k.p.a. wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych.
• K.p.a. a prawo pocztowe.
• Nowe obowiązki podmiotów publicznych w związku z wejściem w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych (nowe terminy obowiązywania).

1. Zrzeczenie się prawa do wniesienia odwołania i jego skutki - termin na złożenie oświadczenia, skuteczność odwołania oświadczenia.
2. Wyłączenie pracownika:

• Czy pracownik może brać udział w postępowaniu, w którym jedną ze stron jest szwagier, teściowa, bratanek?
• Jak liczy się stopnie pokrewieństwa i powinowactwa?

DZIEŃ V

15 listopada 2024 r. 9:00-15:00

Podczas piątego dnia zajęć skupimy się na zagadnieniach dotyczących zamówień publicznych i kontroli zarządczej w jednostkach, widzianych „oczami” Sekretarza. Sekretarz jako menager urzędu powinien doskonale orientować się w procesach dotyczących oceny funkcjonowania instytucji, zagrożeń czy wyzwań przed nią stojących. Podczas pierwszego modułu skupimy się na najistotniejszych kwestiach z zakresu zamówień publicznych z perspektywy obowiązków Sekretarza, który często sprawuje nadzór w jednostce nad prawidłowością przebiegu postępowań o zamówienia. W drugiej części skoncentrujemy się zaś na aspektach związanych z kontrolą zarządczą, wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych oraz wyzwaniami i problemami dotyczącymi prawidłowej realizacji kontroli w jednostce.

Moduł I

Zamówienia publiczne okiem Sekretarza – najistotniejsze zagadnienia

Podczas pierwszego modułu prowadząca przypomni najważniejsze zasady w zakresie zamówień publicznych z punktu widzenia oceny wyboru trybu postępowania. Omówi też specyfikę zamówień do 130 000 zł z uwzględnieniem najważniejszych zasad, które powinny znaleźć się w zapisach wewnętrznej procedury – dokumentu, który powinien pomagać jednostce, a nie blokować jej elastyczność.

Dzięki zajęciom uczestnik:

• Pozna zasady zamówień publicznych, przejawiające się w konkretnych zapisach ustawy PZP.
• Zrozumie celowość wprowadzenia procedury wewnętrznej dotyczącej zamówień publicznych, która ma jednostce pomóc w „dobrym” wydatkowaniu środków publicznych.
• Zapozna się z najważniejszymi zagadnieniami Prawa zamówień publicznych, które mają wpływ na jego ocenę pod kątem odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
• Będzie potrafił zidentyfikować przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych w zakresie zamówień publicznych w celu zapobiegnięcia zmaterializowania się przesłanek tej odpowiedzialności, w tym także w zakresie kontroli zarządczej.

Program:

1. Zamówienia publiczne – efektywność wydatkowania środków publicznych, czy tylko formalizm postępowania?
2. Zasady zamówień publicznych:
   • Omówienie na konkretnych przepisach ustawy.
   • Jak należy zadbać o prawidłowość postępowania w jednostce.
3. Zamówienia do 130 000 zł – elastyczność procedury dla jst.
4. Omówienie trybu podstawowego z perspektywy praktyki oraz zrozumienia przesłanek odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
5. Przedstawienie przesłanek odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Moduł II

Kontrola zarządcza w jst po 14 latach funkcjonowania – fakty i mity. Na co powinien zwrócić uwagę Sekretarz przy realizacji tego zadania?

W drugim module dotyczącym kontroli zarządczej prowadząca zwróci uwagę na modele kontroli zarządczej funkcjonujące w systemie jednostek publicznych - podczas zajęć uczestnicy poznają 2 modele, jakie ukształtowały się w systemie w ciągu 14 lat jej funkcjonowania. Zapoznają się też miernikami oceny systemu, po to, by móc ocenić wewnętrznie jego efektywność i skuteczność. Wskaże słabości systemu zarządzania w jednostkach, wyjaśni z czego one wynikają i dlaczego występują. Pod koniec zajęć zasygnalizuje również zmiany w obszarze funkcjonowania organizacji w związku z wdrażaniem nowych technologii czy regulacji prawnych o ochronie sygnalistów.

Program:

1. Fakty i mity w kontroli zarządczej po 14 latach obowiązywania.

2. Wymogi zarządzania zawarte w ustawie o finansach publicznych, czyli w telegraficznym skrócie, o co chodzi w zarządzaniu ryzykiem.

3. Model zarządzania oparty o standardy kontroli zarządczej.

4. Skuteczność i efektywność zarządzania – czym ona jest i jak ją mierzyć?

5. Nowy element systemu kontroli zarządczej – sygnaliści i kwestia relacji wewnętrznych.

6. Dokąd zmierzają jednostki sektora finansów publicznych? Kilka słów o nowych technologiach.

DZIEŃ VI

19 listopada 2024 r. 9:00 – 15:00

Udostępnianie i odmowa udostepnienia informacji publicznej w praktyce „krok po kroku” -realizacja tzw. „trudnych wniosków”

Jawność życia publicznego to fundamentalny element właściwego funkcjonowania demokracji, a także jsfp. Jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki administracji samorządowej są obserwowane przez mieszkańców pod kątem prawidłowego funkcjonowania administracji czy co istotniejsze, wydatkowania środków publicznych, co skutkuje wzmożonym wzrostem zapytań i wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Wiele z nich to wnioski złożone, problematyczne, wymagające nadkładów czasu i pracy kilku osób w celu udzielenia odpowiedzi.

Podczas szóstego dnia zapoznamy się z procedurami administracyjnymi związanymi z udostępnianiem bądź odmową udostępnienia informacji publicznej. Wskażemy, jak przygotować się do procedowania wniosków trudnych, anonimowych, mailowych, obszernych, czy niejednokrotnie dotyczących spraw budzących wątpliwości interpretacyjne. Wyjaśnimy, czym jest „szczególna istotność dla interesu publicznego” i kiedy można ją zastosować. Podpowiemy, jak uzasadnić decyzję administracyjną, odmawiającą udostępnienia informacji publicznej. Wytłumaczymy, jak poradzić sobie z realizacją wielu wniosków, składanych przez tego samego wnioskodawcę lub cyklicznie się powtarzających. Wskażemy także jak poradzić sobie z zapytaniem od dziennikarza czy redakcji oraz jak chronić własny wizerunek, jako osoby pełniącej funkcję publiczną w kontekście stosowania przepisów o prawie autorskim.

Zajęcia będą miały charakter praktyczny, ćwiczenia omawiane będą w oparciu o orzecznictwo sądów administracyjnych, co ułatwi sprawna realizację różnych wniosków, także tych „trudnych”.

Program:

1. Najważniejsze pojęcie informacji publicznej (informacja prosta a informacja przetworzona).
2. Osoba pełniąca funkcję publiczną, funkcjonariusz publiczny, sprawa publiczna, szczególna istotność dla interesu publicznego - praktyczne znaczenie pojęć ustawowych.
3. Formy udostępniania informacji publicznej.
4. Formy odmowy udostępnienia informacji publicznej. Forma odmowy udostępnienia informacji, która nie jest informacją publiczną. Pismo czy decyzja?
5. Postępowanie w sprawie udzielenia informacji w praktyce:

• Na wniosek w formie pisemnej, telefonicznej, złożony drogą mailową.
• Postępowanie w sytuacji wpływu wniosku niepodpisanego imieniem i nazwiskiem, ponowny wniosek w tej samej sprawie od tego samego wnioskodawcy.
• Tryby realizacji wniosków „krok po kroku” – schematy.

1. Kategorie informacji podlegające udostępnieniu w trybie ustawy.
2. Koszty i terminy związane z udostępnianiem informacji - liczenie terminów.
3. Konsekwencje odmowy udostępnienia informacji, która powinna być udostępniona.
4. Definicja dokumentu urzędowego:

• Jakie informacje i dokumenty powinny być udostępniane na wniosek, a jakie zamieszczane w BIP?
• Udostępnianie dokumentów, które nie zostały wytworzone przez podmiot publiczny, a znajdują się w aktach dotyczących „sprawy publicznej”.
• Jakie dokumenty są „dokumentami wewnętrznymi” i nie podlegają udostepnieniu?

1. Procedura możliwości odmowy realizacji obszernych wniosków „paraliżujących” funkcjonowanie podmiotu zobowiązanego, gdy przygotowanie odpowiedzi spowoduje konieczność podjęcia nieproporcjonalnych działań, przekraczających proste czynności.
2. „Prawo do ochrony własnego wizerunku” w kontekście udostępniania informacji publicznej - wizerunek osoby pełniącej funkcję publiczną a ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Ustawa o dostępie do informacji publicznej a RODO:

• Anonimizacja danych w udostępnianych dokumentach.
• Obowiązek informacyjny administratora danych wobec wnioskującego o udostępnienie informacji publicznej.
• Czy w związku z anonimizacją danych w udostępnianym dokumencie konieczne jest wydanie decyzji administracyjnej?

1. Ustawa o dostępie do informacji publicznej a prawo prasowe: wniosek dziennikarza, wniosek redakcji, dokumentowanie faktu występowania w imieniu redakcji, adresat decyzji odmawiającej udostępnienia informacji publicznej.
2. Trudne sprawy z praktyki administracyjnej - przykłady rozstrzygnięć.
3. Właściwe uzasadnienie decyzji administracyjnej odmawiającej udostępnienia informacji publicznej ze względu na obszerność wniosku (informacja przetworzona, brak uzasadnienia szczególnego interesu publicznego).
4. Umorzenie postępowania w sprawie o udostępnienie informacji publicznej.
5. Informacja publiczna w BIP.
6. Wnioski od „trudnych klientów”.

DZIEŃ VII

26 listopada 2024 r. 9:00 – 15:00

Moduł I

Skuteczne budowanie i zarządzanie zespołem pracowników w jst

Ostatni dzień kursu poświęcimy na zajęcia dedykowane kadrze zarządzającej, tak aby omówić i wzmocnić kompetencje Sekretarza w zakresie budowania i zarządzania zespołem pracowników. Innowacyjne podejście na zajęciach zostanie ukierunkowane na przekazanie efektywnych narzędzi koniecznych do kierowania zespołem pracowniczym w jednostce samorządu terytorialnego. Podczas tego modułu uczestnicy poznają najważniejsze umiejętności, jakie powinien posiadać efektywny kierownik, czy zachowania rozwijające zespół oraz pracowników.

Udział w zajęciach pozwoli uczestnikom na:

• Zwiększenie umiejętności skutecznego korzystania z narzędzi, pozwalających na stworzenie efektywnego zespołu.
• Nabycie umiejętności efektywnej komunikacji z zespołem, uzyskanie wskazówek jak rozmawiać, by być „słyszanym” i w jaki sposób sprawnie realizować swoje cele komunikacyjne.
• Zdobycie wiedzy w zakresie planowania działań, mających na celu budowanie i skuteczne zarządzanie zespołem.

Program:

1. Rola Sekretarza jst w przyjmowaniu i kierowaniu odpowiedzialności związanej z zakresem obowiązków szefa:
   • Rola Sekretarza w jst. Lider, menadżer.
   • Jak jednocześnie zadbać i zbudować relację i efektywność zadaniową zespołu?
   • Techniki i sposoby budowania autorytetu lidera.
2. Tworzenie exposé kierownika, czyli skuteczne komunikowanie się z zespołem:

• Dlaczego pracownicy nie słuchają?
• Najczęstsze błędy w komunikacji.
• Komunikacja jako podstawowe narzędzie lidera.
• Jak komunikować, informować i prezentować wizję oraz oczekiwania?
• Schemat prowadzenia rozmowy.
  1. Delegowanie zadań, prowadzenie dialogu z pracownikami i spotkań z podwładnymi:

• Mapa procesu współpracy.
• Umiejętność wspierania samodzielności i odpowiedzialności pracowników.
  1. Budowanie osobistej strategii lidera zespołu:

• Prowadzenia cyklicznych przeglądów.
• Lider, czyli czym jest marka osobista?
  1. Sztuka zarządzania potencjałem zespołu:

• Świadomość potencjału zespołu.
• Zarządzanie zespołami wielopokoleniowymi - różnice, potrzeby, motywatory.
• Zarządzanie konfliktem w zespole.
• Menadżer „szef”, menadżer „kolega” - zagrożenia i szanse.

Moduł II

Jak zmotywować i zbudować zaangażowanie pracowników?

W ostatnim module kursu dowiedzą się Państwo jak zmotywować i zbudować zaangażowanie wśród pracowników. Dzięki zajęciom uczestnik:

• Pozna praktyczne aspekty funkcjonowania teorii motywacji – pozwoli to na lepsze zrozumienie, jakie czynniki wpływają na zaangażowanie pracowników.
• Będzie mógł rozwinąć swoje umiejętności motywacyjne, co przełoży się na możliwość dostosowania strategii motywacji do różnych osobowości i sytuacji w swoim zespole, a także pozwoli stworzyć motywujące środowisko pracy.
• Dowie się, jak budować kulturę organizacyjną, która promuje zaangażowanie, rozwój i satysfakcję z pracy.
• Podniesie efektywność swojego zespołu – pozna techniki, które pomogą w zwiększeniu poziomu zaangażowania i motywacji wśród podwładnych.

Program:

1. Wprowadzenie do tematu, czyli dlaczego nasi pracownicy nie są zmotywowani?

2. Koncepcja ról zespołowych i jej wpływ na motywację pracowników.

3. Cztery style zarządzania, a dostosowanie systemu motywacji do etapu dojrzałości pracownika.

4. Motywacja zewnętrzna a motywacja wewnętrzna.

5. Metoda motywacji błyskawicznej.

6. Skąd bierze się brak zaangażowania pracowników? Koncepcja pięciu dysfunkcji w pracy zespołowej.

7. Rozmowa motywująca vs demotywująca.

8. Znaczenie informacji zwrotnej w procesie motywowania pracowników

9. Przykłady motywatorów pozafinansowych stosowanych przez organizacje.

Moduł III

Test sprawdzający wiedzę

Kurs kończymy krótkim testem sprawdzającym wiedzę. Uczestnicy zajęć otrzymają link do testu jednokrotnego wyboru, w którym zadamy kilka pytań dotyczących zagadnień omawianych podczas kursu.

- Wieloletni samorządowiec, praktyk, ekspert z zakresu spraw pracowniczych, posiada bogate doświadczenie w zakresie prawa pracy pracowników samorządowych. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego w Urzędzie Miasta. Wykładowca akademicki w zakresie prawa pracy. Autorka publikacji na temat dokumentacji pracowniczej. (Dzień II)

- Radca prawny, ekspert z zakresu przepisów prawnych dotyczących k.p.a. i e- doręczeń, tworzenia regulaminów i statutów w jsfp, ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Prowadzi warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Forów Wójtów, Sekretarzy i Pracowników Kadr, IODO, działających przy ośrodkach regionalnych FRDL im. Jerzego Regulskiego. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń i kursów. (Dzień III)

– Specjalista z zakresu procedur administracyjnych (KPA, ochrona danych osobowych, informacja publiczna, systemy zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego. Wykładowca na wielu unijnych programach szkoleniowych (m. in. „Expert - Urzędnik”, „Urząd na miarę Europy”). Doświadczony trener oraz samorządowiec-praktyk, szkolący od kilkunastu lat pracowników administracji samorządowej i rządowej na terenie całego kraju (urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie, jednostki organizacyjne JST, urzędy wojewódzkie, NFZ, IPN, KAS, sądy okręgowe, apelacyjne). Posiada także kilkunastoletnie doświadczenie doradcze w zakresie realizacji wniosków o udostępnienie informacji publicznej w jednostkach sektora finansów publicznych. (Dzień IV, VI)

- Radca prawny, trener, doradca, pracownik samorządowy od 1998 r., w latach 2004-2006 arbiter z listy Prezesa UZP, audytor systemu finansów publicznych. Doświadczony audytor - praktyk, który przeprowadził liczne audyty zewnętrzne z zakresu działalności jednostek sektora finansów publicznych w tym w obszarze zamówień publicznych, finansów publicznych, kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem, projektów współfinansowanych ze środków UE. (Dzień V)

– Z wykształcenia specjalista do spraw komunikacji, socjolog, psychoterapeutka, coach, trener. Od kilkunastu lat pracuje z osobami indywidualnie oraz z zespołami. Prowadzi szkolenia i warsztaty z tematyki komunikacji, wypalenia zawodowego, zarządzania zespołami, różnych aspektów dostępności. W szkoleniach największy nacisk kładzie na umiejętność budowania, wzmacniania świadomości oraz relacji, która stanowi fundament efektywnej oraz satysfakcjonującej pracy zespołów. (Dzień VII)

– HR Business, trener, mentor, coach akredytowany przez IIC&M i NMC. Wykładowca w Collegium Da Vinci (Poznań). Menedżer inkubacji przedsiębiorstw typu start-up w parkach naukowo-technologicznych. Posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z umiejętności twardych i miękkich (ponad 14 000 godzin spędzonych w salach szkoleniowych). W pracy dydaktycznej wykorzystuje głównie metody warsztatowe i studia przypadków. (Dzień VII)