Sesja konsultacyjno-szkoleniowa Forum Sekretarzy

 Przedstawimy procedurę określania celów i zadań jednostek, mierniki efektywności działania oraz sposób tworzenia systemu zarządzania ryzykiem do wyznaczonych celów i zadań.
Nasze rozważania dotyczyć będą również upoważnień i odpowiedzialności. Wskażemy różnice pomiędzy pełnomocnictwem a upoważnieniem. Przedstawimy zasady przypisywania i ponoszenia odpowiedzialności służbowej oraz z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez osoby zajmujące się szeroko pojętą gospodarką finansową, rachunkowością czy zamówieniami publicznymi. Wskażemy najczęściej pojawiających się błędów i nieprawidłowości w przedmiotowej procedurze. Przeanalizujemy instytucje upoważnień i pełnomocnictw w kontekście nadchodzącej zmiany kadencji władz samorządowych.

PROGRAM:
1. Kontrola zarządcza w świetle aktualnych unormowań ustawy o finansach publicznych:
• Dokumenty w kontroli zarządczej:
- Obligatoryjne.
- Zalecane – dobra praktyka.
- Fakultatywne.
• Nadzór sprawowany w ramach kontroli zarządczej nad jednostkami organizacyjnymi jst:
- Metody bezpośredniego nadzoru.
- Pozostałe mechanizmy kontrolne stosowane w nadzorze.
- Dokumentowanie realizowanego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi.
• Oświadczenie (zapewnienie) o stanie kontroli zarządczej.
• Podstawa kontroli zarządczej czyli:
- Cele strategiczne i operacyjne.
- Odpowiednie ustalenie zadań – jakie jednostka będzie realizować w danym roku. Kto powinien je określać i na jakim stopniu szczegółowości?
- Osoby odpowiedzialnych za ich realizację – zakresy czynności.
- Praktyczne przykłady celów, zadań dotyczących jednostek samorządu terytorialnego w zakresie kontroli zarządcze.
• Określanie mierników/wskaźników realizacji celów/zadań w kontroli zarządczej:
- Różnica między miernikiem, a wskaźnikiem. Kiedy je stosujemy, wartości docelowe?
- Główne grupy mierników/wskaźników, w tym: efektywności, skuteczności, wydajności, oszczędności, satysfakcji.
- Kto przygotowuje mierniki/wskaźniki, kto je zatwierdza?
- Zadania z jednym i wieloma miernikami/wskaźnikami/
- Monitorowanie i ocena realizacji wyznaczonych mierników/wskaźników, sprawozdawczość.
- Praktyczne przykłady z miernikami/wskaźnikami z jednostek samorządu terytorialnego.
• Proces zarządzania ryzykiem do celów i zadań określonych przez jednostki.
• Monitoring kontroli zarządczej.
2. Upoważnienia i odpowiedzialności w zakresie kontroli zarządczej, w tym:
• Różnica pomiędzy upoważnieniem, a pełnomocnictwem.
• Przepisy dotyczące odpowiedzialności oraz przepisy stanowiące podstawę powierzeń pracownikom obowiązków w zakresie:
- Gospodarki finansowej.
- Rachunkowości.
- Zamówień publicznych.
- Rodzaje odpowiedzialności, w tym: służbowa, dyscyplinarna w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
• Powierzenie obowiązków skarbnikowi/głównemu księgowemu - wzory wymaganych powierzeń.
• Powierzenie obowiązków osobie realizującej obowiązki głównego księgowego w przypadku CUW (centrum usług wspólnych) - wzory wymaganych powierzeń.
• Kontrasygnata i kontrola wstępna dokonywana w zakresie zawieranych umów:
- Różnica między kontrasygnatą i kontrolą wstępną.
- Czy w przypadku zawierania umów przez kierowników jednostek organizacyjnych konieczna jest kontrasygnata skarbnika lub osoby upoważnionej?
- Przekazanie przez skarbnika upoważnienia do kontrasygnowania umów - wzór.
• Wybrane zagadnienia odnośnie powierzeń:
- Czy istnieje ciągłość powierzeń w przypadku zmiany kierownika jednostki?
- Zakresy czynności i znajdujące się w nich zapisy: inne obowiązki zlecone przez szefa.
• Wybrane aspekty odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Trener - Prowadzi szkolenia od 2003 roku. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie Zastępca Burmistrza, autor artykułów, wykładowca i praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca Uniwersytecki, stale współpracuje z FRDL.

14:15 – 15:00 Przerwa - lunch

15:00- – 17.00  Organizacja ochrony informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego.
Przedmiotem zajęć jest przedstawienie zasad efektywnego systemu organizacji pionu ochrony informacji niejawnych oraz wytworzenia dokumentacji zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, przepisami wykonawczymi oraz wytycznymi.

PROGRAM:
1. Obowiązkowa dokumentacja ochrony informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego:
• Przygotowanie planu ochrony informacji niejawnych w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego.
• Przygotowanie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
2. Struktura organizacyjna pionu ochrony informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego:
• Tworzenie pionu ochrony w jednostce, zasady, struktura, osoby funkcyjne: POIN, inspektor systemu teleinformatycznego i administrator systemu.
• Prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych/punktu ewidencyjnego materiałów niejawnych.
• Zabezpieczenia fizyczne kancelarii materiałów niejawnych/punktu ewidencyjnego materiałów niejawnych.
3. Przetwarzanie informacji niejawnych w bezpiecznych systemach teleinformatycznych:
• Przygotowanie dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” (SWB i PBE).
• Kryteria i sposób określania poziomu zagrożeń.

Trener – Prawnik, doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie. Posiada wieloletnie doświadczenie zawodowe na stanowisku Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych w samorządzie terytorialnym, Kierownika kancelarii materiałów niejawnych oraz inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego. Biegły sądowy w zakresie ochrony informacji niejawnych i tajemnic prawnie chronionych przy Sądzie Okręgowym.

17:00 – 19:30 Czas wolny.
19:30 – ..:.. Uroczysta kolacja

z dużą frekwencją. Omówimy kompetencje organów samorządu terytorialnego w zakresie organizacji i przeprowadzenia wyborów.
W części zajęć dotyczącej omówieniu zagadnień z zakresu diet radnych poddamy analizie regulacje prawne w przedmiotowym zakresie oraz uchwały podejmowane przez jednostki w tym zakresie. Wskażemy jak powinny być naliczane diety, jak powinna wyglądać uchwała w sprawie diet oraz jakie elementy powinna zawierać.

PROGRAM:
1. Wybory w 2024 roku:
• Omówienie realizacji głównych zmian w Kodeksie wyborczym, na przykładzie wyborów do Sejmu, Senatu oraz ogólnokrajowego referendum w roku 2023.
• Przeanalizowanie wniosków płynących z organizacji wyborów w 2023 r.:
- Zadania związane z dużą frekwencją w wyborach.
- Efektywne szkolenia członków obwodowych komisji i komunikacja z nimi w dniu głosowania.
• Zadania jst związane z organizacją wyborców samorządowych i do Parlamentu Europejskiego w 2024 roku:
- Obsługa terytorialnej komisji wyborczej.
- Obsługa urzędników wyborczych i członków obwodowych komisji wyborczych.
- Centralny Rejestr Wyborców i Spis wyborców w wyborach samorządowych.
- Zapewnianie odpowiedniej liczby miejsc przeznaczonych na bezpłatne umieszczanie plakatów wszystkich komitetów wyborczych.
- Materialno-techniczna obsługa komisji wyborczych w tym zapewnienie druku kart do głosowania.
- Analiza i podział obwodów głosowania celem dostosowania ich do wysokiej frekwencji.
• Wyzwania stojące przed jst w związku z organizacją wyborów w 2024 roku.
2. Diety radnych rady:
• Diety radnych w ujęciu historycznym.
• Praktyka naliczania diet w JST.
• Najnowsze orzecznictwo sądów i administracji.
• Aktualny stan prawny.
• Możliwe scenariusze na kolejną kadencję.

Trener – Wieloletni praktyk w zakresie organizacji wyborów powszechnych w jednostkach samorządu terytorialnego. Pełnomocnik Prezydenta Miasta Szczecin ds. organizacji wyborów. Politolog, absolwent studiów Master of Business Administration, doktorant Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie wyborczym oraz we wszystkich aspektach działalności samorządu gminnego i powiatowego. Autor licznych szkoleń i publikacji naukowych dotyczących prawa wyborczego i jego praktycznego zastosowania.

14:00 – 14:05 Zakończenie Forum Sekretarzy
14:00 – 14:05 Lunch