Archiwizacja dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE

Jednostki realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Zasady gromadzenia, porządkowania i archiwizacji dokumentacji projektów unijnych zgodnie z obowiązującymi przepisami (krajowymi i unijnymi) są niezwykle istotne w procesie realizacji powyższych projektów, dlatego proponujemy Państwu udział w szkoleniu, podczas którego kompleksowo omówimy zagadnienia z obszaru zarządzania dokumentacją projektową oraz jej archiwizacji. Zapoznanie z tymi zasadami w znacznym stopniu ułatwi sprawną i zgodną z wytycznymi realizację zadań w przedmiotowym zakresie.

• Zapoznanie i przygotowanie uczestników do samodzielnego zorganizowania oraz usystematyzowania w swojej instytucji procesu archiwizacji i obiegu dokumentów w zakresie projektów finansowanych ze środków UE.
• Wyjaśnienie podstawowych zasad, sposobów i metod zarządzania dokumentacją przez członków zespołów projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich .
• Poznanie procedur prawidłowego zgromadzenia, przechowywania i końcowego archiwizowania dokumentacji projektowej.

1. Formy i rodzaje dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych. Pojęcie i rodzaje dokumentacji.
• Dokument elektroniczny, dokument papierowy.
• Podział dokumentacji projektów unijnych.
• Ochrona prawna dokumentów i odpowiedzialność aktotwórcy.
2. Obowiązki instytucji tworzącej dokumentację projektową.
• Własna instrukcja kancelaryjna.
• Własny rzeczowy wykaz akt.
• Własna instrukcja archiwalna.
• Warunki przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.
3. Przepisy prawa polskiego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych.
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
4. Przepisy prawa unijnego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych.
• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.
• Umowy i zarządzenia wewnętrzne dotyczące projektów unijnych.
• Program Ramowy.
5. Archiwizacja dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych.
• Kwalifikacja i klasyfikacja dokumentacji.
• Porządkowanie i przechowywanie akt.
• Przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
• Zasady brakowania dokumentacji.
• Udostępnianie zarchiwizowanej dokumentacji.

Pracownicy realizujący projekty unijne, archiwiści zakładowi, kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za tworzenie i funkcjonowanie archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych; osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE.

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej.