Instytucja kultury jako współorganizator imprez. Jak współorganizować wydarzenia? Jak udokumentować koszty i dokonać prawidłowego rozliczenia

Instytucje kultury oprócz różnego rodzaju zajęć kulturalnych organizują także imprezy plenerowe w ramach swojej działalności statutowej. Takie imprezy mogą organizować samodzielnie lub wspólnie z jednostką samorządową. Ze współorganizacją imprez wiążą się nie tylko koszty i potencjalne przychody, ale także podział obowiązków organizatorów. Proponujemy Państwu udział w szkoleniu, podczas którego omówimy zasady organizacji pracy i podziału zadań przy współorganizacji imprezy.

Poznasz zasady i mechanizmy współorganizacji imprezy kulturalnej.

Zdobędziesz, uzupełnisz wiedzę z zakresu:

• Co powinna zawierać umowa dotycząca wspólnej organizacji imprez?
• Jakie obowiązki powinien przejąć lider wspólnego przedsięwzięcia?
• Jakimi środkami można finansować imprezę będąc jej współorganizatorem?
• Jak prawidłowo udokumentować koszty i dokonać rozliczenia, a także na co można wykorzystać przychody z takiej imprezy?

Poznasz przykłady współorganizacji wydarzeń kulturalnych przez jednostki, a także dobre praktyki w tym zakresie.

1. Podstawy prawne.

• Współorganizacja imprez z jednostką samorządową i z podmiotami zewnętrznymi.

• Czy konieczna umowa?

• Elementy umowy o współorganizację imprezy.

• Impreza wspólna w planie finansowym.

2. Instytucja kultury jako lider organizowanej imprezy.

• Czy przy imprezie organizowanej wspólnie musi być lider projektu.

• Podział obowiązków pomiędzy współorganizatorów imprezy.

3. Finansowanie imprez wspólnych.

• Dotacja celowa na imprezę współorganizowaną z jednostką samorządową.

• Dotacje z innych źródeł.

4. Czy zawsze współorganizując imprezę trzeba zmienić plan finansowy?

5. Środki trwałe zakupione na cele imprez.

• Czyją własnością będą środki trwałe zakupione w związku z imprezą?

• Sprzedaż wykorzystanych dla celów danej imprezy środków trwałych.

6. Przychody związane z imprezą.

• Czy impreza może przynieść zyski?

• Co zalicza się do przychodów z imprezy.

• Czyim przychodem są dochody z imprezy?

• Dokumentacja przychodów związanych z imprezą.

• W jaki sposób można wykorzystać przychody z imprezy?

7. Koszty związane z imprezą.

• Co może być kosztem współorganizowanej imprezy?

• Dokumentacja ponoszonych kosztów.

• Odwołanie imprezy – co z poniesionymi już kosztami?

• Co jeśli impreza przyniesie straty? Kto poniesie koszty?

8. Rozliczenie imprezy.

• Kto rozlicza imprezę?

• Rozliczenie i udokumentowanie imprezy konieczne bez względu na koszty.

• Ewentualny zwrot dotacji związanej z imprezą.

Dyrektorzy, organizatorzy imprez w instytucji kultury oraz pracownicy wydziałów kultury jednostek samorządowych, księgowi rozliczający imprezy kulturalne, pracownicy CUW.

Ekonomistka, od wielu lat zajmująca się finansami i rachunkowością instytucji kultury, a także jednostek sektora finansów publicznych. Autorka licznych porad oraz wydawnictw fachowych.