Forum Kadr: Dokumentacja pracownicza od A do Z w 2024 r.

• Następstwem zmian w prawie pracy do których doszło w 2023 r. na skutek wdrożenia do polskiego porządku prawnego dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy (dyrektywa Nr 2019/1152) oraz dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (dyrektywa Nr 2019/1158) jest konieczność przechowywania w dokumentacji pracowniczej dokumentów związanych z nowymi uprawnieniami pracowniczymi wprowadzonymi na podstawie tychże dyrektyw. Dodatkowo, konsekwencją ustanowienia kodeksowej regulacji dotyczącej pracy zdalnej jest pojawienie się w dokumentacji pracowniczej szeregu nowych dokumentów powstających w związku z organizacją pracy w tej formule. Ponadto, w związku z wprowadzeniem do Kodeksu pracy przepisów regulujących procedurę kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu i innych podobnie działających środków akta osobowe uległy rozszerzeniu o nową część E, w której gromadzone są dokumenty powstające w wyniku procedur przeprowadzania przedmiotowej kontroli.
• Podczas naszej sesji przeanalizujemy najważniejsze kwestie dotyczące dokumentacji pracowniczej, w tym nowa część E akt osobowych.
W trakcie zajęć w sposób szczegółowy zostaną omówione zasady dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznej; procedury dotyczące zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji elektronicznej oraz kwestie związane z udostępnianiem, wydawaniem i niszczeniem dokumentacji pracowniczej w związku z konwersją postaci dokumentacji lub zakończeniem ustawowego okresu jej przechowywania.
Dzięki udziałowi w sesji dowiesz się:
• Jakie rodzaje dokumentów mogą być gromadzone w nowej części E akt osobowych?
• Jak długo należy przechowywać w aktach osobowych dokumenty potwierdzające pozytywny wynik kontroli lub badania na obecność w organizmie pracownia alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu?
• Jakie dokumenty związane z pracą zdalną są przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
• Jak sformułować treść tzw. informacji dodatkowej (informacji o warunkach zatrudnienia)?
• Jakie nowe dokumenty są przechowywane w dokumentacji pracowniczej w wyniku wdrożenia dyrektyw Nr 2019/1152 i 2019/1158?
• Z jakich ułatwień mogą skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?
• Jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie mogą składać w postaci elektronicznej?
• Czy skierowanie na badania profilaktyczne może zostać wysłane do pracownika w formie elektronicznej i w jaki sposób przechowywać je w papierowej dokumentacji pracowniczej?
• Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jedynie dla części załogi? A dla pozostałej części załogi w wersji elektronicznej?
• Czy umowa o pracę może być zawarta w formie mieszanej (elektroniczny podpis pracodawcy i własnoręczny podpis pracownika) i w takiej postaci przechowywana w aktach osobowych?
• Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?
• Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
• Na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych (sprzed 2019 r?) do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jakich przypadkach nie można kontynuować prowadzenia dokumentacji na bazie poprzedniego zbioru w przypadku ponownego zatrudnienia w firmie?
• Jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych? A jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
• W jakiej postaci należy przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem kwalifikowanym w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
• Czy każdy dokument związany z zatrudnieniem powinien być przechowywany wyłącznie w postaci odpisu lub kopii?
• Jakie konsekwencje wynikają z zasady zamkniętego charakteru katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
• W jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i odwrotnie?
• Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych?
• Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej? tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej?
• Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
• Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika?
• Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgromadzone przed wejściem w życie RODO?
• Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe?
• Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
• Jak przechowywać e-zwolnienia?
• Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju?
• Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy?
• Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
• Gdzie należy przechowywać tytuły egzekucyjne?
• Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym?
• Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO?
• Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych?
• Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę?
• Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
• Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
• Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii?
• Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy?
• Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej?
• Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób?
• Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej?
• Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
• Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
• Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu, jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie?
• W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu?
• Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
• W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania?
• Czy plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
• Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym (w odniesieniu do dokumentacji pracowników, którzy byli zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 r.)?
• Jakie są okresy przechowywania kart ewidencji czasu pracy w okresie przejściowym?

1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej.
2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy:
• Dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika.
• Dane zwykłe oraz dane wrażliwe, w tym dane biometryczne.
• Dane pozyskiwane na podstawie przepisów prawa i/lub zgody osoby, której dotyczą.
3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:
• Warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej.
• Okresy przechowywania.
• Udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym.
• Ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza.
• Przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach.
• Niszczenie dokumentacji pracowniczej.
4. Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy.
5. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
6. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Fora - Forum Kadr.

W skład materiałów, które otrzymują uczestnicy szkolenia wchodzą wzory licznych dokumentów standardowo zamieszczanych w dokumentacji pracowniczej, w tym również wzory dokumentów odpowiadających wymogom nowych przepisów związanych m.in. z pracą zdalną, urlopem opiekuńczym, zwolnieniem z tytułu siły wyższej, korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem.

Doktor nauk prawnych, były wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy oraz członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy, wykładowca, szkoleniowiec, konsultant, autor książek oraz wielu publikacji ukazujących się w fachowej literaturze prawniczej z dziedziny prawa pracy i prawa spółek, laureat „Złotych Szelek” za wyjaśnianie skomplikowanych problemów prawnych zrozumiałym i klarownym językiem, biegły sądowy z zakresu stosunku pracy z elementem międzynarodowym (międzynarodowe prawo pracy) i delegowania pracowników do innego państwa celem świadczenia usług przy Sądzie Okręgowym w Katowicach.