Marcowa sesja konsultacyjno-szkoleniowa 

Dokumentacja pracownicza. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą? Praktyczne aspekty.
24 marca 2025 r. 10:00-14:30

Przedmiot sesji Forum:
• Podczas sesji forum zajmiemy się najważniejszymi zagadnieniami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim wskażemy elementy wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem możliwości jej prowadzenia oraz przechowywania częściowo w wersji papierowej, a częściowo - elektronicznej. Doprecyzujemy zasady zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza w sytuacji, gdy dotyczy ona tylko części osób zatrudnionych u danego pracodawcy. Rozstrzygniemy wątpliwości odnośnie skierowania na badania lekarskie oraz samego orzeczenia lekarskiego, uwzględniając formę czy liczbę egzemplarzy takich dokumentów. Podpowiemy, jak powinien zachować się pracodawca, gdy były pracownik wnioskuje o wydanie całości lub części dokumentacji pracowniczej. Zwrócimy również uwagę na informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru i zniszczeniu dokumentacji, biorąc pod uwagę przede wszystkim zapisy, jakie powinny się w takiej informacji znaleźć. Przyjrzymy się też problemom praktycznym dotyczącym dokumentacji pracowniczej (np. przechowywanie aktu ślubu, aktu urodzenia dziecka, aktu zgonu członka rodziny, książeczki wojskowej czy kserokopii dowodu osobistego).
• Dzięki udziałowi w sesji dowiesz się m.in.:
- Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana częściowo papierowo, a częściowo elektronicznie?
- Kiedy należy wydać oryginały, a kiedy kopie lub skany dokumentacji pracowniczej?
- Czy zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może dotyczyć tylko części pracowników?
• Korzyści z udziału w sesji to m.in.:
- ułatwienie wykonywania obowiązków służbowych pod kątem zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- poprawne wydawanie całości lub części dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania oraz po zakończeniu zatrudnienia,
- nauczenie się zasad zmiany postaci prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- otrzymanie wskazówek odnośnie prawidłowego działania pod kątem ustalenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jego skrócenia,
- lepsze przygotowanie się do ewentualnego postępowania kontrolnego prowadzonego przez inspektora pracy,
- uniknięcie potencjalnych sytuacji konfliktowych na linii przełożeni - podwładni odnośnie możliwości przechowywania poszczególnych dokumentów przez pracodawcę.

Program sesji Forum:
1. Elementy dokumentacji pracowniczej. Co (poza aktami osobowymi) wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej? Czy dokumentacja może być prowadzona częściowo papierowo, a częściowo elektronicznie? Jakie są elementy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
2. Dokumenty gromadzone podczas rekrutacji oraz w trakcie trwania zatrudnienia. Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej mają się znaleźć w aktach osobowych? Co zawiera część E akt osobowych? Czy w aktach osobowych mogą znajdować się inne dokumenty niż wymienione w treści rozporządzenia? Jakie nowe elementy pojawiły się w części B akt osobowych?
3. Dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę. Kiedy rozwiązanie umowy może mieć formę dowolną, a kiedy wymagana jest forma pisemna? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zgodnie z prawem rozwiązać umowę poprzez pocztę elektroniczną? Gdzie należy umieścić wypowiedzenie zmieniające? Jak w treści świadectwa pracy prawidłowo wskazać podstawę i tryb rozwiązania umowy oraz wymiar urlopu?
4. Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie. W jakiej formie można wydać skierowanie na badania lekarskie? Ile egzemplarzy skierowania na badania ma obowiązek przygotować pracodawca? W jakiej sytuacji skierowanie oraz orzeczenie dotyczące wstępnych badań lekarskich należy umieścić w części B akt osobowych?
5. Okresy przechowywania dokumentacji po zakończeniu zatrudnienia. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby przechowywać dokumentację przez 10 lat, kilkanaście lat lub 50 lat po zakończeniu zatrudnienia? Czy forma prowadzenia dokumentacji ma wpływ na okres jej przechowywania? Czy okres przechowywania dokumentacji może być różny, gdy zatrudnienie jest kontynuowane po zakończeniu poprzedniej umowy? Kiedy pracodawca może kontynuować prowadzenie dokumentacji pracowniczej po ponownym nawiązaniu stosunku pracy?
6. Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Komu należy wydać taką informację? Czy w treści informacji należy wskazać konkretne daty, czy może wystarczy samo wskazanie przepisów Kodeksu pracy? Czy taka informacja może stanowić dodatkowy element świadectwa pracy, czy też ma być odrębnym dokumentem?
7. Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Czy zmiana postaci dokumentacji może dotyczyć tylko części pracowników? Kogo, kiedy i w jaki sposób informować o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji? Co dzieje się z poprzednią postacią dokumentacji?
8. Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej. Kiedy należy wydać oryginały, a kiedy kopie lub skany dokumentacji? Ile czasu ma pracodawca na wydanie dokumentacji pracowniczej? Kto (poza obecnym i byłym pracownikiem) może wystąpić z wnioskiem dotyczącym wydania dokumentacji?
9. Zniszczenie dokumentacji. W jakim terminie pracodawca niszczy dokumentację? Czy zniszczenie dokumentacji to uprawnienie, a może obowiązek? Jakie są skutki prawne przechowywania dokumentacji przez dłuższy czas niż wymagają tego przepisy?
10. Nietypowe problemy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Czy pracodawca może wobec niektórych osób nie prowadzić ewidencji czasu pracy? Czy pracodawca ma prawo przechowywać takie dokumenty jak np. akt ślubu, akt urodzenia dziecka, akt zgonu członka rodziny, książeczka wojskowa czy kserokopia dowodu osobistego? Czy w aktach osobowych należy przechowywać inne dokumenty związane z trwającym zatrudnieniem (np. rezygnacja z uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych, PIT-2 czy zgoda na rozpowszechnianie wizerunku pracownika)?

Ekspertem prowadzącym spotkanie będzie:
Ekspert w zakresie prawa pracy. Wieloletni pracownik Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, studiów podyplomowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi w Szkole Zarządzania Uniwersytetu Śląskiego w Chorzowie, a także studiów podyplomowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy na Politechnice Śląskiej w Gliwicach. Ma doświadczenie zawodowe w charakterze rzecznika prasowego oraz w pracy w dziale kadr. Od wielu lat prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla różnych grup odbiorców (m.in. osoby kierujące pracownikami, pracownicy działów kadr, społeczni inspektorzy pracy, studenci).

Serdecznie zapraszamy do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach. Zaproszenie poniżej.

Kwietniowa sesja konsultacyjno-szkoleniowa 

Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy: regulaminy, porozumienia, procedury, instrukcje – zagadnienia wybrane.
14 kwietnia 2025 r. 10:00-14:30 

Przedmiot sesji Forum:
• Pracodawca samorządowy, stosujący ustawę o pracownikach samorządowych zobowiązany jest do ustalenia regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy. Czy są jeszcze jakieś inne obowiązkowe regulacje, w tym procedury i instrukcje z zakresu prawa pracy, które pracodawca musi ustalić? A może są takie regulacje, których obowiązek ustalenia nie wynika z przepisów prawa pracy, jednak których ustalenie jest pożądane, mając na uwadze interes pracodawcy lub obowiązek podjęcia działań w określonym zakresie?
• Na spotkaniu omówione zostaną problematyczne kwestie związane z ustalaniem i treścią regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy, a także innych procedur oraz instrukcji.
Zachęcamy, by Uczestnicy spotkania zgłaszali przed spotkaniem konkretne praktyczne kwestie z obowiązujących regulacji w danej jednostce, które zostaną omówione w trakcie spotkania.

Program sesji Forum:
1. Regulamin wynagradzania:
• Czy w regulaminie wynagradzania należy określić wysokość ryczałtu za pracę zdalną?
• Czy w regulaminie wynagradzania należy określić wysokość refundacji okulary korygujące wzrok lub soczewki kontaktowe korygujące wzrok?
• Czy w regulaminie wynagradzania należy określić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika własnej odzieży lub ekwiwalentu za pranie tej odzieży? 
• Czy w regulaminie wynagradzania Urzędu mogą znajdować się regulacje dotyczące wynagradzania kierowników i zastępców kierowników jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych?
• Jakie składniki wynagrodzenia za prace muszą, a które mogą zostać ustalone w treści regulaminu wynagradzania?  
2. Regulamin pracy:
• Jakie kwestie muszą zostać obligatoryjnie określone w treści regulaminu pracy?
• Czy dopuszczenie lub też uniemożliwienie korzystania przez pracowników z pracy zdalnej musi zostać ustalone w regulaminie pracy?
• Jakie konsekwencje dla pracodawcy mają błędne lub nieadekwatne do rzeczywistości postanowienia w regulaminie pracy?
• Praktyczne przykłady regulacji w zakresie czasu pracy (w tym potwierdzanie przybycia i obecności w pracy), urlopów wypoczynkowych, udzielania zwolnień od pracy.
• Regulamin pracy a obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji pracowniczej – wybrane zagadnienia.
3. Inne obowiązkowe, a może pożądane procedury lub instrukcje:
• Procedura przeciwdziałania mobbingowi i innym zachowaniem niepożądanym.
• Procedura / Instrukcja dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników.
• Regulamin pracy zdalnej lub procedura korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej.
• Regulamin naborów na wolne stanowiska urzędnicze.
4. Praktyczne przykłady przekazane przez Uczestników Spotkania

Ekspertem prowadzącym spotkanie będzie:
Prawniczka, która specjalizuje się w problematyce zatrudniania osób fizycznych, zbiorowym prawie pracy oraz pragmatykach urzędniczych. Przez 17 lat była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy. W trakcie pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Katowicach przygotowała ponad 600 opinii prawnych, które w zdecydowanej większości odnosiła się do nietypowych stanów faktycznych. Reprezentowała również Państwową Inspekcję Pracy przed sądami administracyjnymi. W działalności kontrolnej koncentrowała się natomiast na problematyce czasu pracy oraz naliczenia i wypłaty wynagrodzeń oraz współpracy pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowymi. Osobiste zainteresowania zawodowe koncentruje wokół samorządowego i urzędniczego prawa pracy, jak również zakładowej działalności socjalnej. Bliskie jej są również regulacje prawne związane z ochroną danych osobowych oraz pracowniczymi planami kapitałowymi, a także obowiązkami pracodawców w zakresie przeciwdziałania mobbingowi. W tym ostatnim zakresie pełni rolę Rzecznika Zaufania w ustalonych u Klientów procedurach związanych z aktywnym i realnym działaniem w zakresie przeciwdziałania mobbingowi. Prowadzi szkolenia, warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Kongresu Sekretarzy, Forów Sekretarzy, Forów Pracowników Kadr, które to Fora działają w całej Polsce przy Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego. Przez wiele lat współpracowała z Polskim Centrum Kadrowo-Płacowym, w ramach którego działał również Ośrodek Szkoleniowy Administracji Publicznej. W działalności szkoleniowej zwraca uwagę przede wszystkim na praktyczny wymiar stosowania przepisów prawa, co umożliwia jej wypracowanie optymalnych form przekazu wiedzy. Korzystając z wieloletnich doświadczeń zawodowych związanych ze stosowaniem przepisów prawa pracy, prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której prowadzi szkolenia, oferuje audyty, specjalistyczne doradztwo oraz udziela pomocy prawnej w innych formach.

Serdecznie zapraszamy do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach. Zaproszenie poniżej.