Archiwizacja dokumentacji inwestycyjnej w urzędzie miasta i gminy - zasady klasyfikowania, prowadzenia, porządkowania i przechowywania

• Przedmiotem szkolenia będzie dokumentacja inwestycyjna od momentu jej wytworzenia lub wpływu do urzędu, poprzez założenie i prowadzenie sprawy, klasyfikację według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, kompletowanie akt, zakończenie sprawy, uporządkowanie dokumentacji i przekazanie jej do archiwum zakładowego, aż do upływu okresu przechowywania i ewentualnego brakowania.
• Szczególna uwaga zostanie poświęcona dokumentacji technicznej, formalno-prawnej, dokumentacji przygotowania i realizacji inwestycji, dokumentacji odbiorowej oraz dokumentacji zamówień publicznych, a także zasadom rozdzielania dokumentacji należącej do różnych spraw.
• Szkolenie będzie prowadzone przede wszystkim z perspektywy instrukcji kancelaryjnej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i instrukcji archiwalnej, wynikających z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Dokumentacja techniczna i dokumenty powstające na podstawie przepisów budowlanych oraz dokumentacja zamówień publicznych zostaną przedstawione jako elementy procesu, które należy prawidłowo rozpoznać i umieścić w systemie kancelaryjno-archiwalnym urzędu.

• Uporządkowanie wiedzy na temat obiegu dokumentacji inwestycyjnej w urzędzie.
• Poznanie zasad rozróżniania akt sprawy, dokumentacji technicznej, formalno-prawnej, dokumentacji realizacyjnej i dokumentacji zamówienia publicznego.
• Nabycie wiedzy dotyczącej klasyfikowania dokumentacji inwestycyjnej według JRWA.
• Poznanie zasad kompletowania, zamykania i porządkowania akt spraw dotyczących inwestycji.
• Uporządkowanie wiedzy dotyczącej kategorii archiwalnych i okresów przechowywania dokumentacji.
• Poznanie zasad przygotowania dokumentacji inwestycyjnej do przekazania do archiwum zakładowego.
• Omówienie zasad postępowania z dokumentacją niearchiwalną i przygotowania jej do brakowania.
• Wyjaśnienie zasad postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną.
• Uczestnicy szkolenia uzyskają m.in. odpowiedzi na pytania:
  • Jak rozpoznać, do jakiej sprawy należy dokument dotyczący inwestycji?
  • Do której klasy JRWA przypisać dokumentację przygotowania, realizacji i odbioru inwestycji?
  • Które dokumenty tworzą akta sprawy inwestycyjnej, a które należy prowadzić odrębnie?
  • Jak postępować z dokumentacją techniczną znajdującą się w aktach inwestycji?
  • Gdzie umieścić dokumentację przetargową i umowy związane z inwestycją?
  • Kiedy akta inwestycji można uznać za zakończone i przygotować do archiwizacji?
  • Jak uporządkować dokumentację przed przekazaniem do archiwum zakładowego?
  • Którą dokumentację można po upływie okresu przechowywania przeznaczyć do brakowania?

1. Dokumentacja inwestycji w urzędzie miasta i gminy – charakterystyka i podstawowe zasady:

• inwestycja jako proces dokumentacyjny,
• rodzaje dokumentacji powstającej w toku inwestycji,
• dokumentacja wytwarzana przez urząd oraz dokumentacja otrzymywana od innych podmiotów,
• dokument a akta sprawy,
• dlaczego jedna inwestycja nie oznacza jednej teczki.

2. Dokumentacja inwestycyjna w świetle instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej:

• podstawowe zasady prowadzenia spraw,
• zakładanie i prowadzenie akt sprawy,
• kompletowanie dokumentacji,
• zakończenie sprawy,
• przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.

3. Dokumentacja inwestycji w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt:

• zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji,
• omówienie klas dotyczących inwestycji komunalnych,
• rozróżnienie planowania, przygotowania, opiniowania i zatwierdzania, realizacji i odbioru oraz ewidencji inwestycji,
• przyporządkowanie rodzajów dokumentów do właściwych klas JRWA.

4. Akta sprawy inwestycyjnej – co powinno się w nich znaleźć:

• dokumenty dotyczące rozpoczęcia i przygotowania inwestycji,
• dokumentacja przygotowawcza,
• dokumentacja projektowa w toku prowadzenia sprawy,
• opinie, uzgodnienia i decyzje,
• dokumentacja dotycząca realizacji inwestycji,
• protokoły odbiorów i dokumentacja zakończenia inwestycji,
• zasady kompletowania akt sprawy.

5. Dokumentacja techniczna i powykonawcza inwestycji:

• projekty, rysunki, mapy, uzgodnienia i specyfikacje,
• dokumentacja projektowa a dokumentacja powykonawcza,
• oryginały, kopie, wtórniki i kolejne egzemplarze,
• dokumentacja techniczna w aktach sprawy i dokumentacja przeznaczona do dalszego przechowywania jako dokumentacja obiektu,
• zasady opisu i identyfikacji dokumentacji technicznej.

6. Zamówienia publiczne i umowy związane z inwestycją:

• dokumentacja przygotowania i przeprowadzenia postępowania,
• dokumentacja przetargowa,
• oferty i protokoły postępowania,
• umowy i aneksy,
• dokumentacja realizacji umowy,
• zasady rozdzielania dokumentacji zamówienia publicznego od akt sprawy inwestycyjnej.

7. Zakończenie inwestycji i zamknięcie akt:

• zakończenie realizacji a zakończenie sprawy kancelaryjnej,
• kompletowanie akt,
• ustalenie dat skrajnych,
• uporządkowanie dokumentacji,
• opisanie teczek,
• przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego.

8. Kategorie archiwalne dokumentacji inwestycyjnej:

• dokumentacja archiwalna i niearchiwalna,
• kategorie A, B i BE,
• okresy przechowywania,
• zasady liczenia okresu przechowywania,
• znaczenie kategorii archiwalnej dla dalszego losu dokumentacji.

9. Przekazywanie dokumentacji inwestycyjnej do archiwum zakładowego:

• przygotowanie dokumentacji przez komórkę organizacyjną,
• porządkowanie akt,
• opis teczek i opakowań,
• sporządzanie środków ewidencyjnych,
• spisy zdawczo-odbiorcze,
• przekazanie dokumentacji i odpowiedzialność poszczególnych pracowników.

10. Brakowanie dokumentacji inwestycyjnej:

• kiedy można rozpocząć procedurę brakowania,
• dokumentacja kategorii B i BE,
• ocena dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania,
• sporządzanie spisów dokumentacji,
• rola archiwum zakładowego i archiwów państwowych,
• dokumentacja, której nie wolno usuwać bez przeprowadzenia właściwej procedury.

11. Dokumentacja elektroniczna inwestycji:

• prowadzenie dokumentacji elektronicznej w toku sprawy,
• dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe i kopia,
• identyfikacja i kompletność dokumentacji elektronicznej,
• zasady porządkowania dokumentacji elektronicznej przed archiwizacją.

12. Pytania uczestników.

Pracownicy urzędów miast i gmin zajmujący się przygotowaniem, prowadzeniem i archiwizowaniem dokumentacji inwestycyjnej, pracownicy komórek inwestycji i remontów, osoby odpowiedzialne za dokumentację techniczną i dokumentację zamówień publicznych oraz archiwiści zakładowi.

Specjalistka ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegła sądowa, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.