Forum Sekretarzy: Wdrożenie e-doręczeń. Co powinien wiedzieć Sekretarz i o czym powinien pamiętać?

Od 10 grudnia 2023 r. administracja publiczna, w tym JST, zobligowana będzie do stosowania nowych zasad doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego poprzez nowy adres do doręczeń elektronicznych.
• Zmiany prawa zmuszają każdy organ administracji publicznej do stosowania nowych zasad doręczeń opartych o doręczenie elektroniczne. Brak umiejętności w tym zakresie, brak wiedzy skutkować będzie paraliżem jednostki z uwagi na brak wejścia w życie wszelkich pism z uwagi na błędne doręczenie.
• Podczas spotkania:
- Wskażemy najważniejsze elementy związane z doręczaniem elektronicznym z punktu widzenia jednostki publicznej.
- Zaprezentujemy jak wygląda adres do doręczeń, na czym polega hierarchia doręczeń, jakie są skutki doręczania na adres zwykłej poczty elektronicznej, jakie są konsekwencje wpisania adresu do doręczeń do bazy adresów do doręczeń.
- Przedstawimy skutki procesowe wynikające z nowych zasad, w tym m.in. chwila doręczenia oraz dowód otrzymania, jako moment, od którego liczmy terminy procesowe, zasady i skutki doręczania wydruków korespondencji.
- Przedstawimy pouczanie o skutkach wpisania adresu elektronicznego do bazy adresów elektronicznych.
• Kluczowym celem spotkania jest nabycie umiejętności pozwalających na zgodne z prawem doręczanie oficjalnej korespondencji publiczną przez usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

1. Czy zmiany w zakresie e-doręczeń wejdą w życie 10 grudnia 2023 r. – wątpliwości w związku z wycofaniem z sejmu prac nad ustawami z grupy e-administracji.
2. Adres do doręczeń elektronicznych i skrzynka do doręczeń:
• Kto i od kiedy musi go posiadać?
• Jak wygląda adres do doręczeń?
• Jakie są skutki posiadania adresu do doręczeń?
• Administrator skrzynki do doręczeń elektronicznych;
• Zarządzanie skrzynką doręczeń.
3. BAE czyli Baza adresów do doręczeń:
• Pouczenie o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektronicznych.
• Jakie dane będą w bazie?
• Kto będzie miał dostęp do bazy?
• Okres, na jaki dokonuje się wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych.
• Wykreślenie adresu do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych wyszukiwanie stron w bazie.
4. Dowód wysłania i dowód otrzymania:
• Wystawianie dowodów wysłania i dowodów otrzymania przez operatora wyznaczonego.
• Warunki wystawienia dowodów otrzymania.
• Chwila doręczenia korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
5. Prowadzenie i załatwianie spraw w sposób elektroniczny:
• Nowa zasada pisemność i jej praktyczne skutki na gruncie K.p.a.
• Dokument elektroniczny a pismo utrwalone w postaci elektronicznej.
• Zasady podpisywania pism składanych przez ePUAP.
• Załatwianie spraw on-line (proces realizacji usługi on-line).
• Weryfikacja podpisu elektronicznego.
• Jakim podpisem powinien posługiwać się urzędnik?
6. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE):
• Nakaz doręczania za pomocą PURDE.
• Hierarchia doręczeń w K.p.a.
• Wyjątki od e-doręczeń.
7. Publiczna usługa hybrydowa (PUH – zagadnienia wybrane):
• Zasady wykonywania PUH.
• Procedura przekształcenia dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową w ramach świadczenia publicznej usługi hybrydowej.
8. Rola i praktyczne art. 393 K.p.a.
9. Weryfikacja wewnętrznej dokumentacji, w tym upoważnienia do odbioru i wysyłania
e-korespondencji.
10. Odpowiedzialność operatora wyznaczonego oraz postępowanie reklamacyjne.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami jst zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Fora - Forum Sekretarzy

Doświadczony praktyk (radca prawny, członek etatowy SKO w latach 2005/2011, Ekspert Narodowego Instytutu Samorządu Terytorialnego), autor licznych publikacji w tematyce k.p.a., trener i wykładowca mający udokumentowanych kilkaset szkoleń z zakresu k.p.a., współwłaściciel kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze prawnej jst, adiunkt na Wydziale Prawa i Administracji UWM w Olsztynie w Katedrze Postępowania Administracyjnego i Sądownictwa Administracyjnego.