Postępowanie z dokumentacją w USC. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, przekazywanie dokumentacji do archiwum

Proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu dedykowanemu kierownikom i pracownikom USC oraz osobom, które zajmują się czynnościami kancelaryjnymi i postępowaniem z dokumentacją w gminach i miastach. Podczas zajęć zostaną przedstawione zasady klasyfikacji dokumentacji i ustalania okresów przechowywania dokumentacji, terminy i kwestie związane z przekazywaniem jej do archiwum oraz kontroli prowadzenia dokumentacji w USC. Dzięki szkoleniu, uczestnicy usystematyzują wiedzę z zakresu należytego postępowania z dokumentacją w USC.

• Uporządkowanie wiedzy dotyczącej zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w USC, przekazywania spraw do archiwum. Analiza norm obowiązującego systemu kancelaryjnego bezdziennikowego, z uwzględnieniem realizacji czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym, wspomaganym elektronicznie lub w EZD.
• Wskazanie sposobu postępowania z dokumentacją, wyliczania okresu przechowywania spraw, zamykania teczek, przygotowania dokumentacji do archiwum USC i urzędu. Omówienie procesu ewidencji dokumentacji w USC.
• Omówienie procesu tworzenia i nowelizacji Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt i gromadzenia dokumentacji zgodnie z nimi.
• Przedstawienie zasad klasyfikacji dokumentacji i ustalania okresów przechowywania dokumentacji, zwłaszcza po zmianach wprowadzonych RODO, wskazanie na jakich zasadach można udostępniać dokumentację akt w archiwum.
• Analiza najczęściej stwierdzanych nieprawidłowości w związku z bieżącą pracą dotyczącą czynności kancelaryjnych, postępowaniem z dokumentacją oraz przekazywaniem do archiwum USC i urzędu.

1. Przepisy prawa polskiego (ustawy, rozporządzenia, procedury i normy) dotyczące prowadzenia dokumentacji.
2. Kto ma prawo kontrolować sposób prowadzenia dokumentacji w USC?
3. Na czym polega system kancelaryjny bezdziennikowy i jak go realizować?
4. Proces przechodzenia z kancelarii papierowej na elektroniczną – kluczowe elementy.
5. Momenty zwrotne w obiegu dokumentacji, czyli jak nie popełniać poważnych błędów tworząc akta: znak sprawy, znak pisma, rejestracja dokumentacji w urzędzie. Identyfikacja sprawy i tworzenie akt sprawy.
6. Jak obliczyć i z czego wynika okres przechowywania dokumentacji?
7. Kategoria archiwalna dokumentacji i konsekwencje błędnej kwalifikacji akt.
8. Stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt przez pracowników. Jak odnaleźć sprawę w wykazie akt?
9. Zamykanie teczek rzeczowych i przygotowanie dokumentacji do archiwum USC i urzędu.
10. Etapy i charakterystyka prac archiwizacyjnych.
11. Ewidencja dokumentacji USC.
12. Udostępnianie akt w archiwum, a wycofywanie akt do komórek organizacyjnych. Profilaktyka konserwatorska w USC.
13. Zasady udostępniania dokumentacji zakończonej, z uwzględnieniem nowelizowanego prawa o ochronie danych osobowych (RODO).
14. Podsumowanie (pytania, dyskusja).
 

Kierownicy i pracownicy USC, a także pracownicy kancelarii i sekretariatów, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w archiwach zakładowych i składnicach akt w jst.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.