Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcja archiwalna. Zasady opracowania i praktyczne stosowanie w systemie tradycyjnym i EZD

Zapraszamy Państwa na szkolenie w formule stacjonarnej, podczas którego nasz ekspert przedstawi Państwu zasady prowadzenia dokumentacji w urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym (papierowym) jak również przy wsparciu systemów elektronicznych. Proponowane spotkanie jest istotne zarówno dla koordynatorów czynności kancelaryjnych w urzędzie, jak i nowych pracowników. Służy m.in. przygotowaniu prowadzonej dokumentacji do przekazania jej do archiwum zakładowego. Formuła szkolenia stacjonarnego w niedużej grupie daje gwarancje konsultacji z ekspertem.

• Omówienie najważniejszych i najaktualniejszych zagadnień z zakresu Instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt przez doświadczonego eksperta.
• Wyjaśnienie czym jest Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt.
 

1.   Instrukcja kancelaryjna:
a. Przyjmowanie i ewidencjonowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym i EZD.
b. Postępowanie z przesyłkami papierowymi i elektronicznymi wpływającymi do jednostki.
c. Rejestracja spraw w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.
d. Kompletowanie akt spraw papierowych i elektronicznych.
e. Zakładanie akt spraw w komórkach organizacyjnych jednostki.
f. Archiwizacja dokumentacji spraw zakończonych i przekazywanie jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
2.   Jednolity rzeczowy wykaz akt:
a. Zasady konstrukcji wykazu akt i praktyczne stosowanie przy rejestracji spraw, opisywaniu teczek spraw i archiwizacji dokumentacji.
3.   Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt:
a. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy,
b. Przejmowanie i gromadzenie dokumentacji papierowej i elektronicznej ze składów informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego/składnicy akt, 
c. Udostępnianie i wycofywanie dokumentacji z archiwum zakładowego/składnicy akt,
d. Brakowanie i niszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej,
e. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
 

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Kierownik Oddziału Nadzoru Archiwum Państwowego we Wrocławiu, doświadczony oraz wysoko oceniany wykładowca w zakresie prowadzenia dokumentacji w podmiotach administracji publicznej.