Dzień I – 1 grudnia 2026 r.
1. Elektronizacja postępowania i kancelarii urzędu.
• Elektronizacja a cyfryzacja procesu – co faktycznie zmienia się w sposobie załatwiania spraw.
• Kanały wpływu i wysyłki korespondencji w urzędzie: e-Doręczenia, systemy dziedzinowe, ePUAP w przypadkach przewidzianych przepisami, poczta elektroniczna i papier.
• Podstawowe obowiązki organu w zakresie dokumentowania przebiegu sprawy.
• Zasada kompletności akt i znaczenie właściwego włączenia korespondencji do sprawy.
• Relacja przepisów proceduralnych, kancelaryjnych, archiwalnych i informatyzacyjnych.
• Odpowiedzialność pracownika, prowadzącego sprawę, kancelarii, administratorów i osób akceptujących/podpisujących.
2. Dokument elektroniczny w praktyce urzędu.
• Pojęcie dokumentu elektronicznego i odróżnienie go od dokumentu papierowego oraz jego skanu.
• Naturalny dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe, załącznik elektroniczny i dokument pochodzący z systemu dziedzinowego.
• Metadane: funkcja, kompletność, odpowiedzialność za ich poprawność i znaczenie dla wyszukiwania oraz archiwizacji.
• Formaty plików, wersjonowanie dokumentów i utrzymanie integralności treści.
• Dokument elektroniczny jako element akt sprawy – kiedy tworzyć osobny dokument, a kiedy rejestrować załącznik lub wiadomość.
• Błędy praktyczne: skan traktowany jak oryginał elektroniczny, brak powiązania załącznika z pismem, nieczytelne nazewnictwo plików, brak właściwych metadanych.
3. EZD – rejestracja, dekretacja i prowadzenie spraw• Rola systemu klasy EZD w wykonywaniu czynności kancelaryjnych.
• Punkt kancelaryjny i rejestracja przesyłki wpływającej.
• Dekretacja elektroniczna, przekazanie do komórki właściwej i przejęcie korespondencji.
• Zakładanie sprawy, wybór właściwej klasy z JRWA i prowadzenie teczki elektronicznej.
• Dokumentowanie czynności, notatek, uzgodnień i korespondencji w toku sprawy.
• Udostępnianie sprawy i praca wielu osób – role, uprawnienia i odpowiedzialność.
• Postępowanie z dokumentacją mieszaną i elementami, których nie można w pełni odwzorować cyfrowo.
4. EZD – akceptacja, wysyłka, zakończenie i archiwizacja• Przygotowanie projektu pisma i praca na wersjach.
• Ścieżka akceptacji i zatwierdzania dokumentu.
• Przekazanie do podpisu i powiązanie podpisanego dokumentu z właściwą sprawą.
• Rejestracja wysyłki i dołączanie dowodów doręczenia.
• Zakończenie sprawy i kontrola kompletności akt.
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt w środowisku elektronicznym.
• Ćwiczenie: analiza przykładowego obiegu sprawy i wskazanie punktów ryzyka.
Dzień II – 10 grudnia
5. e-Doręczenia w administracji publicznej.
• e-Doręczenia jako podstawowy kanał komunikacji urzędowej w realiach po zakończeniu okresu przejściowego.
• Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i Baza Adresów Elektronicznych (BAE).
• Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – logika i znaczenie dowodowe.
• Publiczna usługa hybrydowa – kiedy jest wykorzystywana i jakie ma ograniczenia.
• Nadawanie i odbieranie korespondencji; statusy przesyłek i obsługa wyjątkó
• Dowody wysłania i odbioru – ich znaczenie dla terminów i akt sprawy.
• e-Doręczenia a ePUAP, e-mail, systemy dziedzinowe i doręczenia tradycyjne.
6. Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna.
• Czym jest podpis elektroniczny i czym różni się od obrazu podpisu lub skanu podpisanego dokumentu?
• Podpis kwalifikowany, podpis zaufany i podpis osobisty – różnice oraz obszary zastosowania.
• Pieczęć elektroniczna – funkcja organizacyjna i różnica względem podpisu osoby fizycznej.
• Podpis wewnętrzny i zewnętrzny; podstawowe formaty podpisu, m.in. PAdES i XAdES.
• Weryfikacja podpisu: ważność certyfikatu, integralność dokumentu, moment podpisania i wynik walidacji.
• Podpisywanie wielu dokumentów i załączników – ryzyka praktyczne.
• Najczęstsze błędy: podpisanie niewłaściwej wersji, brak załącznika, podpis nieobejmujący całego kompletu, błędna walidacja.
7. Integracja EZD, e-Doręczeń i podpisu w jednym procesie.
• Przyjęcie przesyłki elektronicznej i włączenie jej do właściwej sprawy.
• Weryfikacja kompletności pisma i podpisów oraz identyfikacja nadawcy.
• Dekretacja, rejestracja sprawy i dalsze prowadzenie w EZD.
• Przygotowanie odpowiedzi, uzgodnienie treści, akceptacja i podpis.
• Wybór prawidłowego kanału wysyłki i adresata.
• Dołączenie dowodów nadania i odbioru do akt oraz kontrola biegu terminów.
• Scenariusze wyjątkowe: brak ADE adresata, dokument wadliwie podpisany, błędny adresat, ponowna wysyłka, dokumentacja mieszana.
8. Warsztat „Sprawa elektroniczna od A do Z”.
• Case study: wpływ wniosku do urzędu drogą elektroniczną.
• Ocena kanału wpływu, kompletności dokumentu i rodzaju podpisu.
• Rejestracja w EZD, dekretacja, założenie sprawy i dobór klasy z wykazu akt.
• Przygotowanie projektu odpowiedzi i ścieżka akceptacji.
• Dobór podpisu i podpisanie dokumentu.
• Wybór sposobu doręczenia oraz kontrola dowodów nadania/odbioru.
• Zamknięcie sprawy i checklista kompletności dokumentacji.
• Podsumowanie: lista 10 najczęstszych błędów oraz dobre praktyki do wdrożenia w urzędzie.
